Orden y limpieza en el puesto de trabajo: las 5 S

El orden y la limpieza en el puesto de trabajo son fundamentales cuando se busca la eficacia operativa. Si están presentes el desorden, la suciedad u otros elementos innecesarios, las ineficiencias afloran en los procesos en forma de pérdidas de tiempos, retrasos, desperfectos e incluso riesgo de accidentes. Hay que eliminar todas estas interferencias que provocan estos problemas, para evitar lo anterior, y también si se quiere mantener un determinado nivel de calidad.

Para lograrlo, se puede implantar un programa de orden y limpieza, que no se trata de una aplicación informática, sino de una metodología de trabajo que permite eliminar el despilfarro provocado por el desorden y la suciedad. La más conocida de todas es la metodología de las 5 S, heredada de Toyota, que contempla cinco puntos clave en los que cualquiera debe fijarse para mantener un puesto de trabajo en perfecto estado. Veamos cada uno de los cinco puntos por separado:

Seiri: Separar elementos innecesarios

La primera “S”, se traduce del japonés como separar elementos innecesarios. Para ello, hay que identificar en el puesto de trabajo los elementos necesarios y, una vez hecho,  separarlos de los innecesarios, eliminando todos aquellos que no sean imprescindibles. Papeles, herramientas que no se usan habitualmente,… cualquier cosa que no se usa, debe ser eliminada del puesto, dejando sólo lo imprescindible para la ejecución de las tareas.

Seiton: Situar elementos necesarios

La segunda “S” promueve que, una vez que se tienen los elementos necesarios en el puesto y se han filtrado los innecesarios, llega la hora de situarlos de forma ordenada e identificada. Para lograrlo, hay que decidir la ubicación de cada elemento (lo más cerca del lugar donde se va a usar cada uno); poner los medios para posicionar cada uno (muebles, estanterías, tarimas,…); señalizar el lugar asignado para cada elemento (es muy típico ver los cuadros de herramientas con la silueta de cada una); marcar en la herramienta el lugar que le corresponde (en determinado cajón, estantería,…); revisar el sistema y evitar que quede algo innecesario dentro y algo necesario fuera. Cuanto más visual sea el sistema, más fácil será seguirlo para las personas que trabajen en el puesto.

Seiso: Suprimir suciedad

La tercera “S” invita a mantener ordenado y limpio el puesto de trabajo y las herramientas, lo que favorece el ambiente de trabajo y ayuda a reducir los defectos, accidentes y a mantener un nivel de calidad. Esto es como aquellos que se suele decir que “lo mejor para no limpiar, es no manchar”. Tal cual.

Seiketsu: Señalizar anomalías

La cuarta “S” propugna evitar la suciedad y el desorden mediante la estandarización, la formación del personal y una gestión visual y la mejora de las operaciones de orden y limpieza. Marcar elementos que fallan, solucionar las averías, pintar zonas de trabajo,… son algunos ejemplos de detección de anomalías, es decir, elementos que no funcionan como deberían.

Shitsuke: Seguir mejorando

La quinta “S” propone la mejora continua del sistema, tan típica en las metodología de trabajo de Toyota. Al final, se trata de aplicar el ciclo anterior una y otra vez para ir afinando cada vez más y no parar nunca de trabajar en esta faceta. Siempre se puede mejorar porque, con el paso del tiempo, van surgiendo nuevos condicionantes o necesidades a los que hay que dar solución.

Esta metodología se puede implantar en cualquier organización, industrial o de servicios. Para ello, debe enfocarse como un proyecto en sí mismo. Si se quiere tener éxito, el apoyo desde la dirección de la empresa debe ser total y es muy bueno que ésta predique con el ejemplo y haga un seguimiento del mismo. También es necesaria la motivación del personal con el proyecto, ayudándoles a comprender las ventajas y a incorporar disciplina y hábito, así como un líder para coordinar las acciones de orden y limpieza que se vayan a llevar a cabo, a “pie de máquina”, y para poder mantenerlo a lo largo del tiempo, evitando caer en la dejadez y controlando que se siguen las pautas anteriormente marcadas, en las 5 “S”.

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Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero