Las TIC en el despacho (III). Las herramientas tecnológicas imprescindibles en el nuevo despacho profesional


En el post anterior hablábamos< de la necesidad de ofrecerle al cliente del despacho profesional un trato y servicio personalizado. Para ello debemos apoyarnos en diferentes herramientas tecnológicas para realizar las tareas demandadas por nuestros clientes.

Por un lado, una herramienta de escaneo y contabilización automática que extraiga automáticamente información de cualquier factura emitida o recibida en cualquier formato (papel, fax, adjunto a un email, pdf, xml, etc.), que la valide y que la contabilice directamente en la herramienta de gestión contable del asesor, es fundamental para minimizar errores de introducción de datos y multiplicar exponencialmente la productividad del despacho.

Por otro lado, es imprescindible poner a disposición de los clientes plataformas colaborativas online, de manera que las facturas emitidas por los clientes en sus sistemas se vuelquen directamente a la contabilidad del asesor, ya sea porque comparten los mismos sistemas, ya sea porque las herramientas del cliente se “hablen” con la del asesor.

Estas plataformas, además de potenciar la productividad del despacho, ayudan a la comunicación entre el cliente y el asesor, disponiendo en un espacio virtual de información de interés para ambos: intercambio y archivo de documentos contables, laborales y tributarios. Con estas plataformas, la gestión de la información es mucho más rápida, ágil y eficiente.

Además, estas plataformas pueden disponer de chats, de manera que los clientes, cada vez más habituados a utilizar estas aplicaciones, puedan enviar mensajes instantáneos a su asesor y éste pueda responderle por este medio, controlando y siguiendo las conversaciones, asociándolas a cualquier documento de trabajo, etc.

Lo aquí comentado son funcionalidades y prestaciones que deben disponer los sistemas de información de los despachos profesionales para poder acometer con competitividad su misión. Pero el despacho profesional debe tener la capacidad de elegir en qué modalidad escoger estos sistemas, siendo necesario que los proveedores de sistemas les ofrezcan alternativas en estos tres modelos; si los despachos deben adaptarse a sus clientes, los proveedores de sistemas de información también:

  • Modelo Tradicional o software de escritorio
  • Modelo SaaS o en “la Nube”
  • Modelo Suscripción, nuevo modelo flexible, híbrido entre el modelo tradicional y el modelo SaaS, que permite la suscripción de un contrato de alquiler por el uso del programa, mediante pago de una cuota, aunque el programa, como en el modelo tradicional, esté en posesión del despacho mientas esté vigente el contrato de alquiler. Además, este modelo no requiere de pago de licencias iniciales.

Si bien se han ido detallando aquellos sistemas de información que ayudan al asesor y al despacho profesional a ahorrar costes, a aumentar su productividad y eficiencia, a optimizar sus procesos clave, a mejorar la calidad y la relación con su cliente, como se ha indicado, con esto solo, el despacho profesional no es competitivo en el mundo actual.

El despacho debe transformarse en despacho inteligente y capitalizar estos ahorros y aumentos de productividad para ofrecer nuevos servicios de valor añadido para su cliente. Ofrecer nuevos servicios brinda ventajas adicionales para el despacho, por un lado, mayor retención del cliente, capacidad de ingresar más con tarifas más elevadas justificadas por los servicios prestados o mayor visibilidad frente a la competencia, como veremos en el siguiente post.

María de la O Martínez Muñoz es la Directora de Marketing de Despachos Profesionales de Sage.

Puedes seguirla en Twitter en @mariadelaomar

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