Las tarjetas electrónicas optimizan el pago de las dietas empresariales

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Poco a poco van ganando protagonismo las tarjetas electrónicas frente a los tickets restaurante y al pago de dietas en nómina, gracias a las mejoras de gestión que suponen, a su facilidad de uso y al control que se puede efectuar sobre el gasto.

Además, este sistema permite que las empresas puedan seguir aprovechando las deducciones fiscales correspondientes al pago de las dietas, ya que en la práctica no existen diferencias legales entre estas tarjetas y los tradicionales tickets restaurante, si bien conviene despejar algunas dudas sobre su implantación.

¿Por qué una tarjeta electrónica?

Lo primero que debemos hacer es aclarar que los medios de pago electrónicos, en cuyo concepto se introdujeron a los cheques restaurante en 2012, se regulan por la Ley 21/2011 del 26 de Julio, por lo que actualmente ambas herramientas cuentan con el mismo control e idénticas responsabilidades legales por parte de las empresas que prestan el servicio.

Tampoco existen diferencias en el abono de los pagos, ya que ambos son medios prepago. Es decir, la tarjeta debe ser cargada con saldo antes de ser usada y el cheque se proporciona tras el abono de la cantidad acordada, e igualmente, ambos solo se pueden utilizar en establecimientos de hostelería.

Entonces, la diferencia no viene tanto de una mayor garantía, sino de un mejor control. Esto es así porque las tarjetas, similares a las provistas por las entidades financieras, pueden ser configuradas por las empresas, llegando incluso a activarse exclusivamente en horarios concretos y jornadas laborales y a no pagar más del máximo por comida o día que se haya marcado, para evitar un uso abusivo o desvirtuado.

Pese a ello, será la empresa la que pueda decidir el margen de libertad a la hora de hacer uso de la tarjeta, dando las mismas facilidades que las presentes con los cheques de papel.

Eso sí, las tarjetas nos permiten realizar comprobación de saldos desde internet, así como introducir más fondos a dichas cuentas, por lo que se aumenta la comodidad de cara a la gestión de las dietas, a la vez que disminuye los costes necesarios para hacerlo.

Todo esto permite simplificar la carga administrativa necesaria (adiós reparto de cheques), optimizando los costes relacionados y permitiendo a su vez que los trabajadores siempre puedan disponer de sus fondos de forma automática.

Respecto al pago de dietas en las nóminas, también tiene la ventaja de poder garantizar que se destinarán al fin por el que se abonan. No podemos olvidar que durante la crisis ha aumentado el número de empresas que utilizan el abono de dietas como forma de evitar el pago de impuestos por partes de lo que debería ser salario base, por lo que estas tarjetas despejarían dudas sobre su uso legal gracias a su transparencia.

¿Por qué no?

Las tarjetas electrónicas deberían ir imponiéndose poco a poco por las ventajas que comportan, aunque el año pasado se produjo una situación que despertó muchas incertidumbres, al quedar bloqueados los saldos de miles de tarjetas de una de las empresas que prestaban el servicio, algo que no habría sido posible con el sistema de tickets en papel.

Aún así, este riesgo tiene más relación con la salud financiera de las empresas con las que contratemos la tarjeta que con el sistema de pago en sí mismo. De hecho hablamos de un caso extraordinario que no debería empañar las bondades reales de las tarjetas. De hecho, algunas compañías han tratado de compensar el golpe que ha supuesto este sonado caso.

¿Se pueden introducir de forma unilateral?

Las empresas que deseen cambiar la forma de abonar las dietas pueden estar tranquilas, ya que cambiar el pago de dietas por tickets restaurante o tarjetas prepago no representa una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, según aclaró en Junio de este año el Tribunal Supremo, por lo que se puede hacer de forma unilateral.

El empleado podría pensar que las limitaciones impuestas por el uso de tarjetas electrónicas (como no poder pagar más allá del saldo diario establecido, perdiendo la diferencia si no se hace uso del máximo que se haya marcado), representan un empeoramiento de sus condiciones salariales, pero la verdad es que la mejor gestión de los costes forma parte del poder de dirección empresarial siempre que no se modifiquen las cantidades dispuestas.

Al fin y al cabo la dieta no es un salario al uso, sino un sistema de compensación de los gastos soportados por el trabajador con motivo del trabajo, así que cambiar la forma de gestionar estos costes corresponde exclusivamente a la empresa.

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Grudiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA y Responsable de Marketing Online en Netfactory. Escribe en Pymes y Autónomos, Actibva y BBVA con tu empresa.

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