La protección de datos aplicada a la plantilla

Las empresas están obligadas a cumplir con las obligaciones impuestas por la normativa de protección de datos respecto a sus plantillas. Se aplica tanto a los datos utilizados para las retenciones de IRPF, para los pagos de las seguridad social, los ingresos de las nóminas mediante transferencias bancarias, etc…

Esto nos obliga a comprender algunos conceptos de la LOPD a fin de aplicarla adecuadamente dentro de la organización, así como en las diferentes funciones que se realizan en ella, tales como la creación de procesos de selección o la cesión de labores administrativas a empresas externas como por ejemplo, asesorías.

¿Ficheros con datos de carácter personal?

Las empresas deben actuar con arreglo a la normativa de protección de datos, desde el momento en el que se organicen los datos personales de sus trabajadores en ficheros digitales o en cualquier otro formato, incluido el papel.

En la práctica, esto sucede desde que tenemos empleados en nómina y guardamos sus contratos, ya que se entienden por datos de carácter personal a cualquier información sobre personas físicas identificables. Es decir: sus fotos, nombres y apellidos, teléfonos, direcciones, emails, números de afiliación a la Seguridad Social, etc…

Respecto a los ficheros, la LOPD los describe como un conjunto de datos aglutinados en un sistema organizado en cualquier soporte (papel, sistema informático, etc) que permita el acceso a la información concreta que contiene.

Normativa aplicable

La Agencia Española de Protección de Datos es la encargada de controlar la aplicación de la normativa existente, estableciendo sanciones económicas según la gravedad de las infracciones. De esta manera, la empresa deberá registrar aquí sus ficheros.

Existen otras agencias autonómicas de protección de datos, pero solo son competentes respecto a los datos de los empleados de las administraciones públicas, mientras que la AEPD maneja los datos de empresas privadas a lo largo de todo el territorio nacional.

La normativa aplicable en esta materia, se encuentra principalmente comprendida en la Ley Orgánica 15/1999 y en el Real Decreto 1720/2007

El deber de información y consentimiento

Las empresas están obligadas a informar al personal del uso que se les va a dar a sus datos personales, de la existencia de un fichero de datos, de quienes serán los destinatarios de tal información, de si serán cedidos y de la posibilidad de acceder, rectificar o cancelar los mismos.

Solo cuando el empleado sea correctamente informado podrá solicitarse el consentimiento de dichos puntos. Aún así, el artículo 6.2 de la LOPD establece que las empresas pueden tratar los datos personales de los empleados sin su consentimiento expreso siempre que estos fueran los imprescindibles para cumplir con la relación laboral.

El mejor momento para informar a los trabajadores de esto es en el momento de la contratación, pero igualmente deberá hacerse cuando el tratamiento de los datos experimente variaciones. En este caso nunca deberemos confundir el hecho de informar, que es obligatorio en todos los casos, con el hecho de contar con el consentimiento de la plantilla.

Datos propocionales

El artículo 4 de la LOPD nos habla sobre la calidad de los datos, pues estos deben recogerse justificando los fines explícitos y legítimos que se buscan cubrir, además de que no deben ser impertinentes o inadecuados.

Uniéndolo al punto anterior, se puede decir que siempre que los datos recogidos en nuestros ficheros sean proporcionales y adecuados para el mantenimiento básico de la relación laboral, no hará falta el consentimiento de los trabajadores (aunque es obligado informarles), pero si su registro cumple otros fines será obligatoria.

En Blog Sage| ¿Se puede evitar la fuga de información en la empresa?, El correo electrónico: aspectos básicos para un buen uso en los pequeños negocios
Imagen| Omar Andrës

Grudiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas, responsable de área fiscal y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA. Escribe en Pymes y Autónomos y en Actibva.

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