La optimización de los flujos de trabajo, uno de los beneficios del ERP

Cuando tu puesto de trabajo es tu teléfono y tu portátil
Hoy en día la creación de un entorno sin papeles es de vital importancia para todas las empresas y va de la mano de tendencias relacionadas con el uso personal. Junto a una solución ERP que gestiona datos estructurados, ahora han de tenerse en cuenta también los datos no estructurados e interconexiones con sistemas basados en documentos.

Al mismo tiempo, los cambios en los procesos y en los modos de organización, en particular la prevalencia de la modalidad de proyectos, abre la dimensión de la colaboración transversal en espacios compartidos de cambio, a través de portales. Estos cambios, junto con el crecimiento de la oficina sin papeles y unos requisitos de trazabilidad más estrictos han repercutido en el ERP. Hay que ir más allá de la conexión de los usuarios a los sistemas de información, facilitando la interacción, optimizando datos y el uso compartido de documentos y garantizando también el archivo de la prueba de las transacciones realizadas.

Aplicado a los procesos internos y externos de la empresa, los flujos de trabajo racionalizan las operaciones de gestión y consiguen flujos de información más fluidos al tiempo que simplifican los controles. La configuración del flujo de trabajo facilita la adaptación a la naturaleza específica de las prácticas de una empresa.

Esta automatización agiliza los procesos que tradicionalmente implican el manejo de grandes cantidades de documentos. Las empresas pueden enviar correos electrónicos y archivos adjuntos mientras los destinatarios pueden actuar con sólo hacer un clic en un enlace. Para aprobar o rechazar una solicitud de compra, por ejemplo.

La integración de un sistema de gestión documental en una solución ERP refuerza su relevancia: los documentos asociados pueden ser indexados y almacenados de forma segura en una “caja fuerte digital” apropiada y vinculados con su documentación correspondiente. Las empresas han expresado un gran interés en eliminar el papel, sobre todo en cuanto a la digitalización de los documentos entrantes y soluciones automatizadas/asistidas de reconciliación en cuanto a documentos salientes y a otras técnicas que ayudan a garantizar el valor probatorio de los documentos, por ejemplo, las firmas digitales.

Un ERP puede satisfacer estas necesidades a través de herramientas integradas o herramientas externas interconectadas. Sin embargo, incluir las soluciones de este tipo en un ERP requiere una flexibilidad técnica excepcional con el fin de garantizar la conectividad de la aplicación en los niveles más bajos del software.

Tener integradas todas las áreas de la empresa es uno de los aspectos más importantes a la hora de incrementar la eficiencia de nuestro negocio. El contar con un software como Sage ERP X3 que permita una organización y gestión empresarial optima, siendo capaz de optimizar y afrontar los más elaborados procesos de negocio, resulta una fuerte ventaja competitiva para cualquier empresa.

Por Experto Sage

En Blog sage | El ERP como herramienta para mejorar la toma de decisiones empresariales

Isabelle Saint-Martin, ERP Product Marketing Manager, Sage Mid-market Europe

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