La gestión de las pausas entre tareas es clave para mejorar la productividad

Pausa del café
Una de las cuestiones fundamentales para aprovechar el tiempo durante el trabajo es mantener la concentración. Como se dice de forma coloquial, hacer que el tiempo nos cunda, que al final del día hayamos acabado con una serie de tareas pendientes que nos habíamos propuesto resolver. Pero no todo es trabajar, sino que también tenemos que ser capaces de relajarnos durante unos minutos para poder volver a la carga sin que el paso de las horas merme nuestro nivel de concentración disminuya. En este sentido la gestión de las pausas entre tareas es clave para mejorar la productividad.

Cuando hablo de pausas me refiero tanto a las pequeñas pausas que hacemos a lo largo del día, como a las más prolongadas que hacemos para comer o desayunar. El objetivo es volver después de las mismas con un nivel de concentración mejorado, algo que muchas veces no es tan sencillo de conseguir y cuando volvemos nos cuesta concentrarnos, nos cuesta arrancar en las tareas y entre que nos ponemos y no han pasado quince minutos, lo que al final del día se penaliza con una serie de tareas sin concluir.

Ser flexibles con las pausas

Las pausas pequeñas que hacemos a lo largo del día no deben estar pautadas, como los quince minutos de tal hora a tal hora más o menos para tomar café, si los tenemos, o comemos de dos a tres. Son pausas que no deben llevarnos más allá de dos minutos y que debemos hacer con un intervalo mínimo entre ellas de una hora u hora y media. Pero en este sentido hay que ser flexibles con nuestra concentración. No nos levantaremos de la mesa mientras no hayamos concluido una tarea sólo porque tenemos que hacer una pausa. Si afrontamos una tarea larga, lo mejor es planificarla para que nos permita hacer los descansos.

La pausa tiene que ser mental, que nos obligue a parar de pensar en la tarea que tenemos entre manos, pero también física, que nos obligue a levantarnos de nuestro sitio siempre que podamos. Ir al baño, beber agua o levantarse a por un café de la máquina. Algo que nos obligue a estirarnos y desentumecer nuestro cuerpo. Por lo general estas minipausas es bueno realizarlas cada hora, aunque a primera hora de la mañana podemos prolongar su llegada ya que nos encontramos más frescos.

No podemos dedicar más de un par de minutos a esta cuestión ni prolongarla, ya que de otra manera perdemos el hilo de lo que estábamos haciendo. Es muy fácil convertir una pausa breve en algo más duradero, sobre todo si somos propensos a perder la concentración. No te has dado cuenta y en lo que te has levantado a recoger un papel de la impresora alguien te ha preguntado por el fin de semana y adiós a tu concentración. Quince minutos después estás todavía contando la paella que te comiste el domingo…

El arranque tras la pausa es clave

Una cuestión que me ayuda mucho antes de realizar la pausa a volver a concentrarme cuando volvemos a nuestro puesto de trabajo es tener previsto qué debemos hacer nada más sentarnos. Se trata de tener organizadas las siguientes tareas antes de realizar la pausa. De esta manera al volver no tenemos que pensar en la organización, sino sólo ejecutar la tarea que teníamos pendiente.

Esta es una cuestión más interesante a medida que la pausa se prolonga en el tiempo. Si volvemos de una pausa breve, lo más probable es que ya tengamos en la cabeza cómo debemos continuar. Es en las pausas que se prolongan más allá de cinco minutos la desconexión mental que realizamos es profunda y al volver a nuestro puesto de trabajo es mejor saber por donde vamos a continuar, para ponernos inmediatamente y de forma mecánica con ello.

Por último una pausa clave para la productividad es la de la comida. Si no lo gestionamos bien entre que llega la hora, paramos y volvemos a arrancar lo cierto es que supone una ruptura muy grande en nuestro nivel de concentración. En estos casos lo mejor es tener planeado qué tenemos que afrontar al volver a nuestro puesto de trabajo y gestionar adecuadamente el horario después de la comida. De otra forma, entre que el horario que tenemos por la tarde suele ser más breve, que se acerca la hora de salida y poco que nos distraigamos hemos perdido la mayor parte de la tarde.

Es complicado tener la disciplina necesaria, realizar estiramientos cuando nos levantamos, hidratarnos, etc. El objetivo a conseguir es que según van pasando las horas del día nuestra concentración no disminuya y de esta manera ser capaces de realizar mejor y más rápido las tareas que tenemos pendientes. Si lo gestionamos bien se puede conseguir sin mayores problemas, pero requiere de un poco de planificación y disciplina.

En Blog Sage | Cómo nos ayuda a mejorar la productividad la técnica Pomodoro
Imagen | marfis75

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol