La comunicación en la empresa, el pilar básico de su productividad

La comunicación en la empresa, el pilar básico de su productividad
La comunicación es una aspecto básico en toda sociedad, inherente al ser humano que hoy en día ha avanzado hasta formar esta “aldea global” gracias a Internet. De esta forma podemos trasladar esa comunicación que existía en los pequeños pueblos donde todos se conocían a un ámbito mayor, donde en lugar de conocernos por el apodo, en muchos casos nos conocemos por el nick, el avatar, etc. Pero lo cierto es que la comunicación en la empresa es el pilar básico de su productividad.

Este y otros aspectos que tienen que ver con la nueva era de la comunicación, los distintos ámbitos en los que la comunicación influye en nuestras organizaciones, etc. podemos profundizar en ellos gracias al nuevo ebook de Sage sobre Comunicación, del que vamos a proceder a realizar un pequeño resumen para ver cómo nos puede ayudar una mejora en la comunicación en nuestro día a día en las empresas.

Comunicación en las empresas, el primer paso para mejorar la productividad

Hoy en día la empresa se encuentra conectada con otras, pero también con distintos interlocutores, sus empleados o trabajadores, sus proveedores, sus clientes o la administración ante las que tenemos que presentar determinadas obligaciones fiscales, laborales, etc. Para ello se utilizan distintos canales de comunicación, pero lo cierto es que una mejor comunicación implica una mejora en la productividad y una mayor rentabilidad.

La comunicación interna facilita mediante flujos de trabajo todo tipo de tareas. Para ello tenemos distintos tipos de canales, ya sean orales, como puede ser el telefónico, escritos, como son las cartas a las distintas sedes, aunque éste en los últimos años ha ido perdiendo importancia a medida que han crecido los canales tecnológicos.

Con una comunicación interna eficiente vamos a ser capaces de realizar todo tipo de tareas de forma automática, desde la gestión del stock de almacén, que merma un producto concreto al realizar una venta, envía una alerta cuando llegamos al límite mínimo de producto para que realicemos un pedido o nos permite entrar en la Intranet y solicitar las vacaciones para que las apruebe nuestro supervisor y se remitan automáticamente al departamento de recursos humanos. Son pequeñas acciones que mejora la eficiencia de nuestra empresa, pero también que ayudan a que todos los empleados estén alineados en la política corporativa de la empresa.

Por lo que respecta a la comunicación externa debemos prestar atención a las comunicaciones efectuadas con intermediarios y proveedores, clientes, fomentando la comunicación bidireccional, para que ambos podamos comunicarnos de forma correcta. También las relaciones con otras empresas y organizaciones o las Administraciones públicas con las que tenemos que intercambiar información.

Por último, un aspecto de la comunicación externa a tener muy en cuenta es como debemos actuar ante situaciones de crisis que pueden afectar a nuestras empresas. Establecer los mecanismos básicos para detectar una crisis de reputación online o ser capaces de actuar antes de que se haya extendido mucho más de lo que hubiéramos deseado es básico.

Ventajas del sistema EDI en la comunicación

Sin embargo, por lo que se refiere a la mejora de la productividad el salto diferencial lo obtienen las empresas que utilizan sistemas de Intercambio Electrónico de Datos, los EDI. Estos sistemas intercambian datos o documentos entre máquinas como pueden ser órdenes de compra, facturación, cobros, ventas, etc. Para ello utilizan un formato de codificación estándar que es aceptado por la mayoría de las empresas, lo que facilita que este intercambio se produzca en el ámbito interno de las propias organizaciones, pero también con terceros.

Un ejemplo es el sistema EDI Sage Murano aporta una plataforma completa para la creación y gestión de envíos y recepciones de documentos electrónicos basados en el formato estándar XML. De esta forma una empresa puede disponer de un flujo de trabajo permanente e ininterrumpido, donde automáticamente realiza un pedido al proveedor al detectar que se ha quedado por debajo de una cantidad en su stock, y a su vez el proveedor remite la factura o la llegada de dicho material de forma automática.

Todo ello con la máxima robustez y fiabilidad, con flexibilidad para crecer a medida que lo hace nuestra empresa, pero sin descuidar aspectos básicos como la seguridad o adaptarse a nuestra organización de forma eficaz. Este intercambio de información entre empresas supone además un importante ahorro de costes en el tratamiento y manipulación de la documentación asociada.

Cómo habéis visto una pequeña mejora en la comunicación de nuestra organización nos va a ahorrar muchos dolores de cabeza, pero sobre todo evita la frustración de sentir que estamos repitiendo las cosas una y otra vez, ya sea un mensaje de comunicación sobre las estrategia a seguir o una simple aprobación de una solicitud de vacaciones. Si queréis profundizar un poco más en estas y otras cuestiones sobre la comunicación podéis descargaros el ebook gratuito de Sage sobre Comunicación en las empresas que os facilitará todas las claves para entender y mejorar este aspecto en vuestras organizaciones.

Como hemos comentado la comunicación en la empresa es el pilar básico de su productividad.
En el nuevo ebook que Sage pone a nuestra disposición, podemos profundizar en técnicas de comunicación interna que potencien los flujos de trabajo y por tanto, la eficiencia de nuestros trabajadores.

En Blog Sage | Claves para una buena comunicación interna
Imagen | Scott Maxwell

LosLunesAlSolTrabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Habitualmente me podéis leer en Tecnología Pyme.

En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol