Cómo te ayuda un software de facturación en la nube a tener al día tus gastos en dietas

Con la aprobación de la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo, muchos profesionales y trabajadores por cuenta propia van a poder deducirse dietas, como hasta ahora venían haciendo los trabajadores por cuenta ajena. Vamos a ver cómo te ayuda un software de facturación en la nube a mantener al día tus gastos de dieta.

Para el caso de los trabajadores por cuenta ajena, este tipo de gastos se consideran percepciones extra salariales. Normalmente corresponden a gastos de transporte, comidas y, en caso de pasar la noche fuera de casa, de pernoctación.

Qué son los gastos de dietas

La dieta es una remuneración que tiene como objeto la compensación de los gastos de manutención y alojamiento producidos cuando el trabajador tiene que desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual o de la localidad en la que reside.

A partir de la aprobación de la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo, los trabajadores por cuenta propia también tendrán derecho a deducirse dichos gastos de manutención y alojamiento como dietas. El límite de gasto en este caso será de 26,67 euros al día, que aumenta hasta los 48,08 euros cuando estén en el extranjero.

Cómo gestionarlos y controlarlos

Para poder deducir dichos gastos, tienen que estar debidamente justificados con su correspondiente factura. Esto implica que el trabajador debe solicitar la factura de sus gastos de taxi, de comida en un restaurante o de alojamiento.

Para el caso de los autónomos, además, el pago de dichos gastos de manutención tendrá que realizarse por medios electrónicos, y no serán válidos si se paga en efectivo. En caso de comer de forma habitual en un mismo local, se pueden utilizar resúmenes mensuales que serían aceptables.

Por lo que se refiere a las empresas, existen diferentes modelos de gestión de las dietas. En algunos casos se asigna a los trabajadores una cantidad fija estipulada, de manera que se renuncia a tener un control sobre el gasto que realizan. Lo más común es que se trate de modelos mixtos, donde se asigna una cantidad tope que los empleados deben justificar.

La forma habitual es ir añadiendo todas las cantidades a una hoja de gastos que mensualmente se pasa al departamento de administración. Algo similar se suele realizar también con el kilometraje, en caso de tener que utilizar el vehículo privado para los desplazamientos.

De esta forma se acaba trabajando dos veces. Por un lado, el empleado tiene que crear una hoja de cálculo a modo de resumen semanal o mensual que pasará al departamento de administración, junto con los justificantes correspondientes de los gastos de comida, alojamientos o desplazamientos realizados. Después, es este departamento el encargado de imputar dichos gastos en la aplicación de contabilidad correspondiente.

Cómo te ayuda un software en la nube a tener al día los gastos en dietas

En el caso de disponer de un software en la nube, la gestión de los gastos de dietas cambia radicalmente. Serán los propios empleados los que se encargan de imputar los gastos directamente en la aplicación de contabilidad, de manera que el departamento de administración sólo tiene que cotejar los justificantes.

De esta forma se evita tener que trabajar dos veces; por un lado, con la hoja de cálculo y, por otro, en la aplicación de contabilidad. El empleado puede acceder directamente desde su propio smartphone, de manera que mientras está en la sala de espera de un cliente, ya ha pasado los gastos de la comida de ese día. Esto facilita un control en tiempo real de los gastos.

De lo único que tiene que preocuparse es de guardar los justificantes. Además, en el caso de que la aplicación de contabilidad en la nube permita el uso de escáner, se puede utilizar la cámara del teléfono para que digitalice dichas facturas y justificantes. Si además dicha aplicación de captura se encuentra homologada por la AEAT, no se necesitará conservar los originales.

Esto ayuda a no perder los tickets de gastos, ya que si no se es cuidadoso se acaba por extraviar alguno de ellos, lo que impide en muchos casos que luego se pueda deducir. El resultado es una administración mucho más eficiente, en la que los empleados de los distintos departamentos pueden cooperar mucho mejor. Y en el caso de tener alguna discordancia, se subsana al momento, sin tener que esperar una semana o un mes, cuando muchas veces ya no se acuerda de qué hizo ese día.

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