Ocho (buenos) consejos para gestionar mejor las existencias

La gestión de existencias es uno de los caballos de batalla de muchas empresas. Se trata de minimizar costes, al mismo tiempo que se satisface la demanda de los clientes, consiguiendo que los productos lleguen a tiempo. Así, el objetivo de estas líneas es recopilar ocho consejos para gestionar mejor las existencias de cualquier negocio

Si nos pasamos, nos quedaremos con una gran cantidad de existencias en nuestro almacén, que no tendrán salida inmediata y supondrán un desembolso importante. Por el contrario, si el nivel de existencias es demasiado bajo, se puede producir la tan temida rotura de stock, que implica retrasos en las entregas y, en muchos casos, pérdida de contratos. Por lo tanto, gestionar las existencias supone muchas veces estar como un equilibrista anticipando ventas, para saber qué cantidad es la óptima para nuestro negocio.

Gestionar existencias no es tan sencillo: ocho consejos para lograrlo

 

  • El primer punto importante es conocer cuál es el nivel óptimo de existencias. Una vez fijado, nuestros costes serán menores, podemos tener a los clientes satisfechos y no almacenamos durante meses productos que no tienen salida.
  • Sigue la regla del 80/20, donde el 80% de tus beneficios lo ofrecen solo un 20% de tus productos. Por lo tanto, a la hora de gestionar existencias, es en esos productos en los que hay que focalizar la atención. El resto no tienen tanta importancia o incluso suponen un problema para la gestión de stock. De hecho, a veces, hay que hacer limpieza de productos.
  • Una vez identificados estos productos que generan la mayor parte de nuestros beneficios, es fundamental automatizar lo máximo posible la gestión de existencias, de manera que se vayan restando productos cuando se venden, salten alarmas al bajar de un determinado nivel y nos permita gestionar nuevos pedidos de reemplazo.
  • Para que todo esto funcione, es necesarios llevar un registro de información de forma exhaustiva. La venta de un producto puede suponer que son varios los artículos que tenemos en existencia que salen del almacén, y todo tiene que quedar correctamente registrado. Además, este trabajo nos permitirá ver la evolución de ventas, las necesidades que genera nuestra empresa de cara al siguiente año.
  • Busca las herramientas adecuadas, puede que la hoja de cálculo no sea la mejor. Para gestionar pequeñas cantidades nos ha sido útil, pero por muy buenos que seamos creando hojas de cálculo, hay momentos en los que vemos que nuestro sistema es ineficiente. Lo ideal es buscar un sistema especializado para la gestión de existencias. Cuando evaluemos cómo funcionan, vamos a ver realmente lo sencillo que resulta y, sobre todo, el tiempo que nos ahorra en el día a día.
  • Los pequeños negocios tienen mucho que aprender de los modelos de las grandes empresas. La fabricación just in time o el método lean son dos de las grandes soluciones que han permitido mejorar los beneficios de muchas de las organizaciones que las implantan.
  • Una cuestión muy importante es que nuestra empresa no cree nichos de información. De nada sirve tener una herramienta excelente para la gestión de stock si no se relaciona adecuadamente y se intercambia información de forma automática con la herramienta de ventas, marketing, legal o nuestra base de datos de clientes. Todo debe estar integrado para que la compañía dirija sus esfuerzos en el mismo camino, sin que haya inconvenientes o problemas con la gestión de existencias.
  • Por último, una vez que hemos visto la importancia de contar con toda esa información, es clave respaldarla para tener una copia de seguridad. No solo para recuperar los datos lo antes posible, sino, ante un problema grave, con una copia fuera de las instalaciones o en la nube.

Menos es más en la gestión de stock

Tener una herramienta que nos permita ver en tiempo real nuestro stock es básico. Pero también que nos indique las previsiones que tenemos, puesto que, según los presupuestos que se han enviado a clientes, si se ha detallado todo de forma correcta, tenemos una posibilidad de venta a corto plazo que implica movimientos de productos. Por eso es básico que se integre con otros departamentos, como ventas, contabilidad o marketing.

Todo este trabajo nos va a permitir minimizar la cantidad de inmovilizado que tenemos en el almacén. Lo ideal es comprar justo antes de vender, para que nuestro dinero retorne a nuestros bolsillos con beneficios lo antes posible. Pero esto no tiene que significar retrasos o que no podamos cumplir con nuestras obligaciones.

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