Factores que determinan el tamaño de una plantilla

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Todo empresario desearía poder contar con una fórmula matemática que determinara el tamaño de una plantilla más adecuado para un proyecto determinado, pero lo cierto es que para realizar dicho cálculo entran en juego diversos factores no cuantificables y móviles, que nos obligan a analizar el contexto con algo más que una calculadora.

La planificación de plantillas es una labor compleja y con una influencia notable sobre el funcionamiento de la empresa, pues los defectos de cálculo nos puede llevar a desatender la demanda, a ofrecer un servicio por debajo del estándar deseado, a sobrecargar a los empleados, a un mal reparto de tareas, problemas productivos etc. Tanto si se cuenta con muy pocos trabajadores, como si se cuenta con demasiados, encontraremos efectos perniciosos.

Ciclos estacionales de consumo

Uno de los puntos más complejos en la planificación consiste en asumir que la demanda no es estable a lo largo del año y que por tanto, si realizamos el cálculo en base a la actividad máxima que se concentra en ciertas épocas, durante el resto del ciclo estaremos contando con una plantilla demasiado amplia y costosa (en relación a los ingresos).

Esos picos pueden llegar en meses, días o semanas determinadas, pero también de forma repentina. Todo dependerá en gran medida del sector. Por ejemplo, En una clínica médica privada es habitual firmar compromisos de disponibilidad para atender las urgencias, pero esto no se adapta a todos los puestos ni a la realidad empresarial general.

Antes de meditar sobre el tamaño de la plantilla deberíamos analizar los puestos de trabajo para localizar aquellas tareas que necesitan de una alta cualificación profesional o largos periodos de formación y las que pueden ser desempeñadas por otros perfiles más de base. Esto nos permitiría rediseñar los propios puestos y adaptarlos durante los periodos de alta actividad, cubriendo las funciones “simples” mediante personal eventual o aliviar las cargas mediante herramientas tecnológicas.

Esto nos permite seguir atendiendo correctamente al público, liberando a dichos trabajadores de otras labores que consumen mucho tiempo y proporcionan menos beneficio. En algunas empresas dichas funciones incluso pueden ser cubiertas por personal que ya pertenece a su plantilla, pero esto es una posibilidad que no está al alcance de todos los proyectos.

En casos de picos de demanda es más sencillo cubrir los puestos de baja cualificación, que tienen una importancia vital para permitir que los más cualificados se desarrollen con efectividad.

Tecnología

Ya hemos adelantado lo importante que puede ser la tecnología para cubrir tareas que consumen mucho tiempo y requieren una baja cualificación, aunque esta también nos permite recortar tiempos en puestos complejos, siendo un apoyo fundamental para poder mantener una plantilla ajustada sin renunciar a la calidad.

Pensemos en el tiempo que se gasta realizando y buscando papeleo, grabando datos, haciendo informes, manipulando información, comunicando… incluso podemos encontrar funciones que podrían no ser necesarias si utilizáramos algún tipo de solución tecnológica.

Tendremos que luchar contra la rutina y la resistencia al cambio, pero es bueno automatizar algunas tareas, pues nos permitirá evitar el sobredimensionamiento de la plantilla para cubrirlas. Eso si, atención a la formación necesaria y a no comprometer procesos sensibles con una mala implantación.

Distribución de cargas de trabajo

El tamaño adecuado de una plantilla se debe estudiar analizando cómo se están repartiendo las cargas de trabajo. ¿Hay personas con muy baja carga de trabajo y otras con un exceso? ¿El tiempo efectivo de los trabajadores es inferior al 70% de la jornada? Hay ciertos indicios que nos pueden hablar de ciertos problemas.

Si no se realiza un buen análisis podríamos pensar que es necesario aumentar la plantilla, cuando en realidad es necesario liderazgo, organización, análisis de puestos, estructuración y formación. Por otro lado, podríamos pensar que tenemos una plantilla excesiva, pero las cargas de trabajo pueden ser muy altas en algunos puestos. Repetimos algo que ya hemos mencionado: hay que analizar las tareas que se están haciendo realmente y los cuellos de botella antes de tomar decisiones.

Personal todoterreno

Es habitual encontrar puestos de trabajo poco definidos en muchas pymes, pues entre sus beneficios está en contar con personal que puede cubrir otras áreas en momentos determinados. No obstante, no siempre se realiza la formación adecuada para ello y la desorganización reinante puede estar produciendo problemas de rendimiento.

Es necesario un sistema de trabajo y un coordinador, aunque solo se haga realmente patente según va creciendo la plantilla y nos vemos obligados a definir tareas. Por tanto, el personal “todoterreno” puede ser una herramienta muy útil en proyectos pequeños, que se podrían incluso adaptar a un pico puntual de demanda, pero a la larga se puede convertir en un problema.

La polivalencia se ha visto favorecida por las últimas reformas laborales, ya que las tareas laborales se dividen en grupos profesionales y no en categorías (aplicable a los convenios según se aprueben los nuevos). Es algo a tener en cuenta a la hora de planificar una plantilla, pero no podemos obviar todos los conceptos que hemos repasado.

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Imagen | Gavin Tapp

Grudiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA y Responsable de Marketing Online en Netfactory. Escribe en Pymes y Autónomos, Actibva y BBVA con tu empresa.

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