Siete fuentes de despilfarro en tu empresa y cómo cerrar el grifo (eBook)

Cuando se cierra el año y se hace balance, muchas empresas descubren que tienen un problema de despilfarro en varios departamentos. No se trata de ser más o menos productivos, que también, sino de evitar incurrir en errores de forma reiterada que acaban por costar dinero a la empresa. Vamos a ver siete fuentes de derroche en tu negocio y algunos consejos para cerrarles el grifo.

Ante todo, la empresa tiene que analizar datos y departamentos para ver si existen desviaciones sobre los resultados previstos y poder tomar medidas. Si queréis profundizar un poco más en las fuentes de derroche más habituales, podéis descargar la guía gratuita que ha preparado Sage sobre el despilfarro en la empresa, sus causas más habituales y cómo lograr acabar con él para que el balance del próximo año sea mucho más positivo.

1. Contabilidad analítica

Un informe financiero de la empresa nos ofrece datos que pueden ser muy reveladores. La contabilidad analítica puede sacar a la luz problemas que hemos sufrido con el pago de impuestos atrasados, errores en la gestión de cobros o desviaciones presupuestarias en los proyectos o la conciliación bancaria.

Esto es mucho más frecuente de lo que las empresas puedan pensar. Y supone a final de año una cantidad importante que podría estar en nuestra cuenta de beneficios. Implantar un software de contabilidad que recopile y unifique los datos de facturación y que deje establecer alarmas, permitirá detectar problemas y evitar fallos. En este punto hay bastante margen de mejora en la mayoría de las empresas.

2. La nube es tu aliada

Según un estudio de beServices, en 2017, el 70% de las pymes habrá contratado servicios cloud. El motivo fundamental será la protección de sus datos, ya que la mitad de las empresas cierra después de una parada por pérdida de datos.

Pero también supone inversiones fuertes en infraestructuras, pagando sólo por lo que se usa en un momento concreto. Además, la información está accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Las copias de seguridad se realizan de forma automática y, si falla el servidor donde tenemos alojados los datos, automáticamente se restauran en otro. La empresa no tiene que preocuparse por el mantenimiento y sólo paga por lo que usa.

3. Digitaliza tu empresa y evita tareas repetitivas

Este salto a la nube también facilita en muchos casos evitar tareas repetitivas. Los estudios más recientes indican que la implantación de procesos digitales en las pymes aumentarán su cifra de negocio y reducirá sus costes en torno a un 20%. De esta forma, tareas que llevan mucho tiempo a determinados departamentos, como podrían ser la generación de informes, el envío de nóminas o la conciliación bancaria se pueden automatizar liberando a muchos empleados que pueden realizar otras tareas.

Pero sobre todo la digitalización supone un proceso que realiza un departamento y genera determinados datos que, automáticamente, están disponibles para el resto. Las áreas de contabilidad y administración son las que tienen un mayor número de tareas donde hay que introducir los mismos datos en diferentes aplicaciones, haciendo que se pierda mucho tiempo.

4. Apuesta por reducir el papel

Las empresas cada vez apuestan más por la sostenibilidad. Este era un aspecto olvidado, pero donde últimamente se ha puesto más el acento. Sobre todo son dos los aspectos en los que más se trabaja: ahorro de papel y energía. En el primer punto la introducción de la facturación electrónica supone un ahorro de costes considerable, no sólo en papel, sino en costes de impresión y energía. Generar una e-factura tiene un coste 30 veces menor que una en papel. ¿Cuánto podría ahorrar tu negocio implantándola?

A su vez, las green tecnologies apuestan por infraestructuras más eficientes, más respetuosas con el medio ambiente. Hoy en día, los ordenadores, servidores y resto de máquinas que hacen que nuestra empresa funcione buscan ser lo más eficientes posibles, con un menor consumo. Y esto a final de mes puede suponer un pico importante.

5. Control de gastos de los empleados

Dentro de la política de reducción de papel, no sólo tenemos que aplicarlo a los documentos que genera nuestra empresa. La optimización de los gastos de viaje, las dietas que tienen los empleados de una empresa es un caballo de batalla desde hace años. Por un lado, el trabajador tiene que ir guardando y reunir todos los tickets de gastos, que luego hay que pasar manualmente a la contabilidad.

Hoy en día, existen apps que permiten a los empleados registrar su gasto simplemente con una foto del ticket de gasto, pasando los datos automáticamente a la contabilidad y quedando registrado. Esto supone un ahorro de tiempo considerable, tanto para los empleados que trabajan en movilidad como los del departamento de contabilidad.

6. Mejora tu gestión logística

La logística de una empresa es otro de los aspectos que o se llevan muy bien o se pueden convertir en un foco de despilfarro. Lo ideal es contar con un sistema de gestión de almacén que se integre con nuestro software de gestión. De esta forma, permite tener siempre controlado el stock, establecer alarmas para que se realicen pedidos cuando un producto llega a un cifra mínima, etc.

Esto supondrá un beneficio para los clientes, ya que verán cómo se reduce de forma considerable los tiempos de espera para que les sirvamos determinados pedidos que, si no tenemos un sistema logístico eficiente, quedarán retrasados de forma considerable.

7. Mantén a tus clientes satisfechos

Por último, una de las fuentes de derroche más importante para las empresas se encuentra en los clientes insatisfechos. Un software de CRM nos permite tener en todo momento bajo control las necesidades de nuestros clientes, e incluso anticiparnos a sus peticiones y demandas. Toda la información de la base de datos de clientes centralizada permite ser mucho más eficaz en las diferentes acciones de marketing que se llevarán a cabo.

El resultado de todo este proceso es una empresa que tiene bajo control todas sus áreas. La digitalización va a permitir a muchas organizaciones corregir problemas que hasta ahora desconocían, ahorrar costes simplemente al ser más eficientes, pero también mejorar de forma notable sus productividad.

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