Mujer escalando por las horas de un reloj como metáfora de la mejora de productividad del ERP

ERP, el camino más rápido para mejorar los procesos y productividad de tu empresa

Mujer escalando por las horas de un reloj como metáfora de la mejora de productividad del ERP

Muchas empresas tienen una hoja de cálculo como el que tiene una navaja suiza. Tiene múltiples utilidades, nos sirve para todo pero no es la mejor herramienta para cada una de las tareas que nos permite realizar. Y esto tiene un precio, el tiempo que tardamos en realizarlas, es decir, la productividad que logramos con ellas. Por eso si estamos organizando los procesos de nuestra empresa con una hoja de cálculo se pueden producir determinados problemas, la navaja suiza ya no nos sirve. Utilizar herramientas especializadas como un ERP es el camino más rápido para mejorar los procesos y productividad de tu empresa.

Las hojas de cálculo tienen la versatilidad de poder amoldarse tanto a lo que nosotros hacemos, que muchas veces cuando alguien tiene que continuar nuestro trabajo, está tan personalizada que es muy complicado que pueda trabajar de la misma manera. A la vez muchas veces da lugar a múltiples versiones, donde los datos no están actualizados o no sabemos cual de ellos es el correcto, sobre todo si se utiliza por varios usuarios a la vez. Esto no ocurre cuando utilizamos un ERP.

Cómo cambia la organización de la empresa utilizando un ERP

El dato único que nos facilita el uso de un ERP es una de las cuestiones básicas que mejora la forma de trabajar de muchas empresas. Se evitan duplicidades de datos, donde unos se han actualizado en una versión de la hoja de cálculo y otros en otra que alguien guardaba en local, etc. Esto simplemente significa dinero, dinero que estamos perdiendo, porque puede provocar duplicidades de pedidos, que nos quedemos sin stock, etc.

Al final todo esto suele significar retrasos para los clientes, ya sea por un producto que les hemos vendido y no tenemos stock o por un servicio que prestamos pero no acabamos en tiempo. En muchos casos puede provocar la cancelación de los pedidos o contratos, pero también que hemos perdido un cliente para el futuro.

Pero también un ERP nos va a ayudar a mejorar la productividad a través de los flujos de trabajo que genera la propia herramienta. Simplemente el hecho de registrar una venta genera una serie de procesos que ponen en marcha la maquinaria de nuestra empresa, la factura pasará al departamento de contabilidad para que haga su trabajo, el almacén sabe que tiene una unidad menos y logística que tiene un producto para entregar. Todo de forma automatizada y sin necesidad de intervención.

Estos flujos de trabajo son los que acaban cambiando la forma de trabajar de nuestra empresa. El ERP hace que nuestra empresa sea mucho más eficiente. Esto al final revierte en mayores beneficios, ya que entregamos a tiempo, no perdemos clientes, no se duplican pedidos, etc. Nuestra empresa es más fiable, lo que le permite mejorar facturación y también poder ajustar márgenes para ser más competitivos.

El ahorro de tiempo que nos ofrece un ERP nos permite asumir nuevos encargos. De esta manera se genera un círculo vicioso de la productividad haciendo que todo el proceso de ventas de nuestra empresa, de fabricación o de distribución esté optimizado al máximo posible. Algo que por mucho que trabajemos con una hoja de cálculo, llegará un momento en el que no podemos mejorar más.

Por último, un ERP también nos ofrece informes y datos que nos van a permitir extraer conclusiones y proponer mejoras en nuestra empresa. Opciones que podemos mejorar, cómo hacer determinados productos más rentables, información sobre proveedores o clientes, etc. que nos permiten tomar las mejores decisiones en la empresa de cara al futuro.

Implantar un ERP en la empresa que ha estado trabajando con una hoja de cálculo al final supone darle la vuelta y cambiar los procesos, pero el resultado compensa de forma sobrada el esfuerzo que implica dicho cambio. Aseguramos de esta forma no sólo el presente de nuestra empresa, sino que no estamos hipotecando su futuro o sus posibilidades de expansión.

Cuando necesitas tener los procesos de tu negocio bajo control, un ERP (Enterprise Resource Planing) es el software adecuado. Encuentra el programa ERP que más se ajuste a tus necesidades para ayudarte en la gestión de tus finanzas, la relación con tus clientes (CRM) y en el control de tu stock, entre otras tareas.

En Blog Sage | Cinco ventajas de la movilidad empresarial con un ERP

Imagen | ThePixelman

LosLunesAlSolTrabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Habitualmente me podéis leer en Pymes y Autónomos.En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol