En la empresa la información lo es (casi) todo

Las empresas son organizaciones productivas con fines claramente mercantilistas, con una planificación más o menos acertada y una dirección que intenta afinar en todas sus decisiones. Hasta aquí lo obvio, pero veámosla desde otro punto de vista. La participación en ellas de personas hace que entren en juego muchas otras consideraciones de carácter emocional, acordes con la condición humana, lo que permite analizar algunos flujos que circulan en su interior que no se materializan en algo tangible, como ocurre con la información.

¿Tienen los líderes de las empresas toda la información o hay personas situadas en un escalón inferior con mayor conocimiento que ellos de lo que ocurre? ¿Están identificadas las personas con alto poder de influencia que pueden con sus comentarios decidir que otros hagan las cosas de una determinada manera? Art Kleiner, editor jefe de strategy+business, sostiene que las organizaciones no son máquinas sino que se parecen más a un organismo vivo, por donde transita la información como en los sistemas circulatorios biológicos.

El ecosistema de la empresa

La información es poder y, por tanto, quien más acumule, más influencia tendrá dentro de la organización. De la misma manera que en el sistema cardiovascular o en la red neuronal se intercambian productos químicos y señales eléctricas, en las empresas hay canales por donde se comunican quienes están inmersos en ellas.

Kleiner identifica cuatro sistemas:

La jerarquía. Es el sistema circulatorio que manda los mensajes de autoridad. Muchos directivos la entienden como si se tratara de una estructura a modo de organigrama, pero en realidad es un medio de comunicación que consigue que la empresa se mantenga organizada. La estructura jerárquica se asemeja a las actitudes primarias que hacen referencia a la autoridad, como la figura del propietario o el jefe.

Gestionar adecuadamente las jerarquías requiere algunas habilidades, pues el éxito de la empresa no depende de una profusa publicación de circulares y normas internas que pocos leen, sino del contacto personal, de la confianza en ambos sentidos y de la colaboración entre todos. Es decir, redes y flujos de información.

La red. Entre las personas hay conexiones, ya sean conversaciones presenciales o a través del teléfono y los correos electrónicos. Cada persona tiene un nivel de fiabilidad por parte de los demás que la hacen más o menos importante dentro de la compañía, y partiendo de esta idea juegan distintos papeles:

  • Nodos: son personas que habitualmente conectan con muchas otras personas de modo que se convierten en nudos centrales de la información
  • Vigilantes del acceso: son los que proporcionan enlaces a otras áreas de la empresa o a determinados conocimientos, y por tanto controlan el acceso
  • Sondeadores: a ellos se recurre porque se confía en su criterio, por lo que son bien valorados

El mercado. En las empresas hay personas que suministran productos o servicios a otras personas, algo parecido al intercambio que se produce entre distintos departamentos para obtener el producto final. Se crean así mercados internos donde lo que suministra la persona del departamento A puede no ser bien valorado por quien lo recibe en el departamento B, o en cualquier eslabón de la cadena. Pueden producirse incluso obstrucciones como en cualquier sistema cardiovascular, de ahí la importancia de entenderlo para gestionarlo adecuadamente.

El clan. Viene a ser el que conserva la cultura de la empresa y en él se integra un grupo de personas importantes donde la compañía basa su concepto de legitimidad. Como en cualquier familia en que hay quien al emitir su opinión queda zanjado un determinado asunto porque es valorado y respetado, en las organizaciones también se toman decisiones pensando en el qué dirá tal o cual persona o clan, de forma que hay cierto temor a contradecir las apreciaciones de ese grupo esencial.

Según Kleiner, no existe ninguna organización sin ese clan, y hay que tener cuidado si que quiere controlar o modificar ese núcleo porque se ponen en juego valores emocionales como la lealtad y la legitimidad, que afectarán a toda la organización.

Conclusiones

Las empresas son sistemas complejos donde hay que templar muchas gaitas, y no sólo los conocimientos económicos son suficientes para sacarla adelante sino que además hay que aplicar psicología y política. Hay redes, hay flujos de información, hay controles y mercados internos, y hay valores. Son sistemas circulatorios que hay que entender y aliarse con ellos, ponerlos en valor para que todos remen en la misma dirección.

En Blog SAGE | ¿Se puede evitar la fuga de información en la empresa?
Imagen | Paul Davidson

JotaC es licenciado en Ciencias de la Información y desarrolla su actividad profesional en banca, en el área comercial.