Consejos para aumentar la productividad en el despacho

Aumenta tu productividad
Veamos este perfil: ejecutivo, al frente de un despacho o asesoría, con altas dosis de responsabilidad y carga de trabajo a diario que, en ocasiones, si no se pone remedio, hay que llevarse a casa.

¿Cómo sobrevivir al estrés, mejorar la productividad y, de paso, disponer de tiempo libre? En realidad es una cuestión muy personal que tiene que ver con la capacidad de organización.

Tenemos la mala costumbre de ‘procrastinar’, es decir, aplazar aquellas tareas que estamos obligados a realizar y dejamos para el último momento.

Evitar esa actitud es una de las claves de la productividad. Existe toda una lista de consejos, eso sí, siempre teniendo en cuenta la situación personal y profesional de cada persona. Veamos algunos de los más interesantes:

1.- Levantarse temprano

El refrán que no pasa de moda, “a quien madruga…” es un buen punto de partida. Todo parece más sencillo y fluye mejor con la mente despejada además de proporcionar esa cómoda sensación de tener todo el día por delante.

2.- Resolver lo urgente, lo primero

Es una buena forma de quitarnos de encima esa ‘espada de Damocles’ que supone una tarea inacabada. Contestar correos urgentes, resolver dudas de clientes o colegas e incluso preparar una hoja de ruta con las prioridades del día ayudará a mejorar la productividad.

3.- Las tareas más ‘creativas’ y complicadas, mejor a primera hora

Tiene mucho que ver con lo que acabamos de explicar en el punto uno. A primera hora y con toda nuestra capacidad intacta tras el reposo nocturno hay que intentar abarcar la mayor cantidad de tareas posibles y, desde luego, las más difíciles.

4.- Aprovechar la ayuda de las soluciones tecnológicas

La tecnología ha llegado para quedarse y, sobre todo, para ayudar a tu despacho. Hay que olvidarse de engorrosas tareas que ahora son más sencillas gracias a soluciones que facilitan la gestión diaria o la relación con los clientes, entre otras cosas.

5.- Utilizar las redes sociales, newsletters o feeds para estar al tanto de lo que afecta a tu sector

Alguna vez hemos hablado de la necesidad de estar informados de todo lo que acontece en relación a nuestro sector profesional. Este tipo de herramientas permiten agrupar fuentes y, de un vistazo, conocer la actualidad diaria que más te interesa. El blog de Sage o nuestras redes sociales en Twitter y LinkedIn pueden facilitar la tarea. ¡No dejes de consultarlo!

6.- Limitar el número de reuniones diarias

¿Cuántas veces te has preguntado si en realidad tu trabajo consiste en encadenar reunión tras reunión? Los encuentros de coordinación, intercambio de información o reportes… son importantes sí, pero al menos al mismo nivel que lo son aquellas cuestiones que tienen que ver con la ejecución del propio trabajo.

7.- Automatizar procesos repetitivos

Seguro que en el despacho existen determinados procesos que se repiten de forma periódica. Disponer de un modelo tipo o automatizado permitirá ganar en tiempo y efectividad.

8.- Desactivar las notificaciones de tu Smartphone o Tablet

Si una tarea necesita de una especial concentración, suele ser bastante efectivo olvidarnos por un rato de notificaciones de correo electrónico a través de nuestro móvil. Un poco de tranquilidad, sin interrupciones servirá para cumplir antes nuestro objetivo.

9.- Dejar siempre para última hora las tareas que requieren menos energía

La frescura mental de primera hora habrá desaparecido pero podemos avanzar en otras cuestiones de ‘trámite’ sin dejar escapar tiempo. Concéntrate en algo que no requiera apenas esfuerzo.

10.- Aprovechar los días de relax o vacaciones para desconectar del todo

Si nos dejamos vencer por la procrastinación y nos marchamos del despacho llevándonos trabajo a casa o a nuestro lugar de vacaciones, no conseguiremos salir de la espiral de la baja productividad. Alejarse de la rutina del trabajo también ayuda.

Una última sugerencia. En el objetivo de mejorar los niveles de productividad pueden resultar de utilidad las soluciones de Sage para controlar de modo eficiente las distintas áreas y la gestión de tu despacho o asesoría. ¿Ya las has probado?

Imagen | geralt