Publicado por el 22/01/2012 | Economía y empresa | 2 comentarios

Claves para introducir a un nuevo empleado en la empresa

Muchas organizaciones descuidan uno de los momentos más críticos de la fase de selección y contratación de personal, obviando las claves que nos ayudarán a introducir a los nuevos empleado en la empresa.

Piensan que con la firma del contrato termina la fase inicial y “lanzan” al empleado a su puesto, pero este error retrasa la adaptación del trabajador y puede producir problemas de rendimiento en el mismo, pero también en los demás.

Selección e introducción

La fase de introducción es la última del proceso de contratación, que comienza con el análisis de puestos para determinar la dirección de la selección y la extensión de la de introducción. En esta última fase el trabajador debería verse arropado por la organización para poder entender los métodos de trabajo, lo que se espera de él y su papel en la empresa.

No podemos dejar estos puntos a la improvisación y por eso hablamos de políticas de introducción, que además pueden ser aplicadas a organizaciones de cualquier tamaño.

Pese a que algunas se conforman con proporcionar un manual de acogida, existen algunas acciones previas que podemos hacer para mejorar su efectividad:

  • Reunión de acogida con el responsable de RRHH (o quien realice dicha función) y el que será el jefe del empleado.
  • Explicar brevemente la historia de la empresa
  • Descubrir el organigrama de la organización, mostrando quienes son los responsables de área
  • Mostrar las funciones del puesto y las obligaciones del trabajador, así como sus horarios laborales.
  • Aclarar sus derechos y las vías existentes para la resolución de problemas internos. También explicar cómo funciona la distribución de vacaciones
  • Hablar del código ético y del uso/respeto de la zonas comunes
  • Paseo por las instalaciones con presentación del personal
  • Planificación de reuniones de control durante las primeras semanas
  • Especificar las directrices de seguridad del puesto
  • Y, en algunos casos, puede ser positivo realizar una actividad informal con los empleados si se ha producido un buen número de incorporaciones que lo justifiquen, ya que pueden ayudar a mejorar la cohesión

Estos puntos deben explicarse de forma general para luego entregar el material por escrito donde el trabajador pueda realizar las consultas pertinentes, así como ampliar la información suministrada.

Tengamos en cuenta que en primera instancia el trabajador puede verse saturado por la información y necesita este apoyo para no tener que interrumpir a otros empleados, mejorando su confianza.

El manual de acogida

El manual debe estar bien estructurado, de manera que realizar consultas sea fácil y rápido. Para ello nos puede ayudar una buena distribución del contenido y un índice bien hecho, aunque en algunos casos no es mala idea crear pequeños manuales por separado con la información pertinente, por ejemplo: “Seguridad en el trabajo”, “Organización de la empresa”, “Código ético”…

Con las nuevas tecnologías puede resultar muy cómodo situar toda esta información en internet/intranet, pudiéndonos beneficiar de motores de búsqueda que faciliten las consultas de los empleados.

La información a suministrar sería la tratada en las reuniones iniciales, pero ampliada con datos como:

  • Listado telefónico o de extensiones del personal, con sus funciones
  • Gastos asumidos por la empresa, tales como horas extras, dietas, viajes…
  • Fotografías de los directivos más importantes, con una descripción de los asuntos en los que pueden ayudar a los empleados y de sus funciones generales
  • Manual sobre trato al cliente
  • Objetivos y datos sobre la remuneración variable, en caso de existir
  • Procedimientos de seguridad, ubicación de botiquines, salidas de emergencia…
  • Normativa empresarial
  • Código ético ampliado

EL objetivo de todo esto (más los puntos específicos que pueda añadir cada empresa), es que el empleado no se sienta perdido en los asuntos más importantes y esté arropado por la organización. Aumentará su confianza y tendrá el material suficiente sobre el que realizar consultas cuando surjan las dudas.

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Imagen | R’eyes

Grudiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas, responsable de área fiscal y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA. Escribe en Pymes y Autónomos y en Actibva.

Puedes seguirlo en Twitter en @Grudiz_

2 Comentarios

  1. Este procedimiento debería de aplicarse a todos los niveles de personal de la empresa y extendido también a los miembros del consejo de administración de la sociedad, ya que algunos consejeros que acuden a las reuniones puntualmente solo alcanzan su satisfacción cuando reciben la prestación económica que corresponde a su cargo y no hacen el mínimo esfuerzo por en enterarse de lo que se espera de ellos.
    Muchos jamás llegan a conocerlo, porque ni se han molestado en leer la legislación básica mercantil que regula su actuación. En algunos casos se suele elegir a familiares o amigos fieles y poco conflictivos; estos firman documentos comprometedores por la confianza, sin leerlos previamente. Y luego llegan las dudas, las sorpresas, los enfrentamientos personales… que terminan deteriorando el desarrollo de la actividad empresarial y, por extensión, de la relación familiar o de amistad.
    Parece mentira que un esfuerzo mínimo, como es informar debidamente a las personas que se incorporan a los diversos estamentos de cada empresa, podamos salvar a tantas, que desaparecen víctimas de su propia chapuza organizativa, dejando huecos importantes y rentables en su actividad empresarial.

  2. Muy buen aporte. Hacer que los empleados nuevos se sientan lo más comodos posible y se adapten rápido a la empresa es de vital importancia. Hay que tener en cuenta que un empleado feliz trabaja mejor y en consecuencia aumento no solo su productividad sino también la productividad de la entidad de la cual es parte

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