Claves básicas para mejorar la gestión del tiempo del equipo comercial

La programación es una de las fases más importantes en la dirección de equipos comerciales y configura la clave básica para la correcta gestión del tiempo. Además, podemos contar con herramientas de apoyo como una agenda de actuaciones, las fichas de clientes y un buen sistema de control.

Por otro lado, existen algunas recomendaciones generales que nos pueden ayudar a sacar más rendimiento al equipo comercial en esta materia y que conviene tener muy en cuenta, sobretodo en estos tiempos de crisis.

Consejos básicos

El tiempo es oro, tanto el que se invierte en venta como el que se ahorra en trámites y desplazamientos. Por ello, las rutas comerciales deben ser planificadas diariamente teniendo en cuenta factores como la cercanía entre clientes a visitar, estructurando actuaciones por zonas o poblaciones.

La saturación de visitas reduce la disponibilidad de los comerciales a la hora de recoger información y atender el resto de funciones que le sean encomendadas. De esta manera, encontramos que la empresa debe promover y permitir la gestión de la agenda, instando a buscar el equilibrio entre disponibilidad y resultados.

Las jornadas laborales intensivas suelen ser negativas para la actividad comercial pese a la concepción tradicional, pues pueden agotar a los vendedores y transmitir una sensación de cansancio o excesiva “automatización” que no suelen tener buena acogida entre los clientes. Las citas que requieran más esfuerzos pueden desarrollarse por las mañanas para afrontarlas con buena energía.

El dicho “no dejes para mañana lo que puedes hacer hoy” se puede aplicar perfectamente a la labor comercial. No retrasemos las citas con los clientes más complicados y vamos a por ellos lo antes posible. No hacerlo puede llevarnos a una pérdida de tiempo: acudir con un bajo nivel de energía nos lleva apersuadir mal a un cliente que necesita una acción excepcional. Es decir, a no vender y a frustrarnos.

Utilicemos la agenda de actuación como una herramienta habitual que acompañe a los vendedores. En ella se recogen los objetivos anuales y mensuales de cada uno, además de los grupales. Se introducirán las cifras TAMM, las metas cualitativas, una lista de morosos, datos de la competencia, etc… se trata de un arma muy valiosa y que nos impedirá perder tiempo para localizar datos de importancia.

En ocasiones se considera que la mejora del uso del tiempo pasa por la realización de una planificación por escrito y rellenar un control diario en el que se recoja la actuación respecto a los resultados obtenidos al respecto, ya que se trata de un compromiso que nos permite conocer nuestros progresos.

Desplazamientos provechosos

Los viajes y los grandes desplazamientos representan las labores comerciales que más tiempo consumen, y por tanto los que merecen una programación más completa. Aún así, nunca debemos descuidar lo destacado respecto a los territorios habituales.

Ante todo, debe existir un planning detallado en el que se recojan las citas concertadas y los datos de los clientes para poder contactar en caso de necesidad. En estos desplazamientos, es conveniente disponer de las direcciones anotadas en un mapa o introducidas en un GPS (hoja de ruta), para agilizar los desplazamientos.

Por otro lado, los compromisos preestablecidos deben estar plasmados por escrito ya sea en una agenda física, de forma virtual en un calendario accesible desde el smartphone del comercial u otro medio. Esta será la guía a la que ceñirse y debe complementarse con una comunicación abierta con el departamento administrativo que los gestione, para estar informado de los cambios que se puedan producir.

Los objetivos se plasmarán diariamente y de forma concreta dejando margen de tiempo para las circunstancias que se pueden presentar, como los retrasos, tiempos de descanso, repaso de fichas de clientes, cambios horarios, reajustes, etc… A este respecto, conviene tener en cuenta que aunque se trate de un viaje de negocios, es importante que el comercial conserve ciertos espacios para su comunicación familiar o para conversar con otros miembros del equipo, que entre otras cosas le ayudará de controlar mejor el estrés.

No podemos saturar la agenda con el fin de aglutinar demasiadas visitas en poco espacio de tiempo, aunque así pensemos que se está aumentando la eficiencia. Lo cierto es que disminuimos la efectividad del comercial y nos exponemos a grandes contratiempos en cadena.

Estudiemos la duración media por visita y sumémosle un plus, mientras por otro lado luchamos contra los posibles inconvenientes gracias a una buena planificación.

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Imagen | Kyle May

Grudiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA y Responsable de Marketing Online en Netfactory. Escribe en Pymes y Autónomos y en Actibva.

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