Publicado por el 08/10/2010 | Economía y empresa | 2 comentarios

Boletines internos de información ¿Realmente merece la pena gastar recursos en ellos?

News

En muchos negocios y asociaciones de empresarios es habitual la práctica de confeccionar boletines informativos y ponerlos a disposición de los trabajadores o clientes, vía email o directamente publicados en alguna web o intranet. Hay quien se limita a recopilar información de diferentes medios y otros, además, la incluyen de elaboración propia. De la calidad del contenido, dependerá la utilidad que pueda tener un boletín para los destinatarios.

La diferencia de un boletín útil y otro que no lo es, es fácil de detectar. Si la gente ni se molesta en leerlo, cosa que pasa en más casos de los que muchos responsables de comunicación se imaginan, mal asunto. Hoy en día es muy fácil poner en circulación información a través de un blog, una web, email marketing,… Y también de obtener un feedback del resultado, no lo olvidemos. Pero ¿Qué cosas debemos evitar y qué no puede faltar en nuestros boletines?

Detalles que no pueden fallar en un boletín

  • El contenido debe aportar valor al lector: Para que lo lea alguien con interés, es preciso que el contenido tenga al menos un mínimo de calidad. Si se va a escribir o a recopilar información de un tema que no se domina, mejor si se cuenta con la ayuda de algún experto en la materia. Preguntar a la gente no es mala idea.
  • Orientación al destinatario: Todo el contenido del boletín debe adaptarse a quien lo va a leer. Usar un lenguaje demasiado técnico cuando va dirigido a personas sin la formación específica o, al contrario, términos demasiado llanos cuando se espera algo más concreto, sin duda dará al traste con la mejor intención de comunicar algo.
  • Formato atractivo y fácil de leer: Si se presenta la información de manera clara y con un toque llamativo, despertará el interés de los lectores más fácilmente que una publicación sosa y mal presentada. Incluso aunque el contenido sea fantástico. La primera impresión es la que cuenta.
  • Cumplir con la periodicidad pactada: Si sale una vez al mes, a la semana o todos los días, cumplir siempre a rajatabla con su puesta a disposición, ayudará a la gente a crear un hábito de lectura.
  • Elegir un buen momento para publicarlo Si se envía a final de mes, cuando todo el mundo está agobiado tratando de cerrar expedientes o pedidos para cumplir objetivos, seguramente cualquier acción en forma de píldora informativa pasará desapercibida.
  • Información bidireccional: El clásico boletín era enviado por la empresa a los trabajadores y clientes y ahí se acababa la cosa. En los últimos años, han proliferado sistemas que permiten recoger feedback y que fluya en sentido inverso (vía comentarios, formularios de respuesta,…).
  • Hay que medir la audiencia: Hoy en día es posible implantar sistemas sencillos de control de audiencia en los boletines enviados vía email marketing o a través de una web. A través de ellos, se pueden saber cosas como los temas que más interesan a la gente, a qué hora los leen,…

Errores a evitar a la hora de confeccionar un boletín

  • Incorporar información desactualizada: No hay peor cosa que acceder a un boletín y encontrarse información desfasada, que ya no tiene ningún valor. Si el ciclo de vida de la información es demasiado corto, tal vez haya que plantearse cambiar el formato o dejar de enviar dicha información. Por ejemplo, enviar en un boletín la tasa de cambio del euro y el dólar, puede tener menos sentido que enviar una gráfica con la evolución mensual de la misma.
  • Contenido inaccesible: Enlaces que no funcionan, imágenes que no cargan,… son los típicos ejemplos de fallos de contenido al que no se puede tener acceso y acaban frustrando la experiencia del usuario.
  • No mostrar las opciones para darse de baja: En aquellos casos en los que se haga un envío en formato electrónico vía email, es importantísimo dejar a la vista las opciones para darse de baja, así como disponer de un proceso de cancelación de la suscripción que sea ágil y sencillo de cara al usuario.
  • Usar contenido no autorizado: A la hora de enviar un boletín, hay que respetar las licencias de uso del material que se incluye. Si se incluyen imágenes, se puede optar por emplear alguna propia, comprar alguna ajena o, la más razonable, acudir a servicios como Flickr, que tienen a disposición de los usuarios infinidad de fotografías con licencias libres (por ejemplo, tipo Creative Commons).

Conclusiones

Comunicar es relativamente sencillo, aunque muchas veces lo hagamos muy complicado y se acaba cortando el suministro de información. Mantener a nuestra gente informada de los temas que afectan a la actividad de la empresa y a su puesto de trabajo, o incluso de asuntos de cultura general, tiene un impacto positivo en muchos aspectos del negocio. Una mayor satisfacción de los trabajadores, que sienten que están informados, y una mejor preparación para resolver los aspectos clave y las tareas del día a día, son sólo algunos ejemplos de beneficios fácilmente alcanzables.

Si tienes ya un boletín en marcha, o si tienes pensado lanzar uno, recuerda que, para que tenga éxito el proceso de elaboración del mismo, requiere tiempo y una estrategia definida. Comunicar no es lanzar datos “al tun tun” unidireccionalmente, es mucho más que eso. Si vamos a invertir recursos en ello, además, habrá que exigir un retorno.

En Blog Sage | La importancia de crear un blog de empresa
Imagen | Rob Boudon

2 Comentarios

  1. LA verdad es que a mi no me gustan. Prefiero una web abierta y dinámica más que un boletín

  2. En mi opinión, las comunicaciones siempre son buenas si no son intrusivas. Peor es mantenerse callado. Lo que hay que cuidar son los costes, ya que si lo que supone elaborar este tipo de boletines tiene un precio simbólico, todo serán ventajas.

Responder

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>