5 buenos consejos para el administrativo al que le toca trabajar en agosto

Llegó el ansiado mes de agosto. España casi se paraliza. Los departamentos de administración de las empresas han terminado extenuados por las exigencias mercantiles y fiscales de los últimos meses y, todo el mundo se ha ido de vacaciones. Pero… ¿Todo el mundo? No.  En todas las empresas existen administrativos que, por decisión propia, u obligados por las circunstancias de la empresa, deben trabajar todo o parte del mes vacacional por excelencia.

Y lo cierto es que, se quiera o no, el nivel de actividad administrativa durante este mes estival se reduce considerablemente. Por tanto, es un buen momento para realizar algunas de esas tareas administrativas, contables y fiscales que se van posponiendo en los meses de mayor trabajo.

Veamos algunas de ellas.

1. Puesta a punto de la contabilidad

Es buen momento para una revisión exhaustiva de los saldos contables.

El proceso de contabilidad precisa, además del registro de los hechos y documentos contables, la realización de tareas de revisión de los saldos para comprobar su corrección, razonabilidad y coherencia.

Este mes de tranquilidad para los departamentos administrativos, es básico para afrontar la conciliación de los saldos de proveedores, clientes y entidades financieras, por poner ejemplos de aquellas partidas que precisan de mayor control. Una revisión de los saldos morosos pendientes de cobro, analizando que acciones pueden tomarse para obtener el cobro, resulta imprescindible.

2. La documentación sobre operaciones vinculadas.

Desde el 25 de julio de 2017, las sociedades obligadas a preparar la documentación obligatoria de sus operaciones vinculadas, deben tener a disposición de la Agencia Tributaria, la relativa a las transacciones realizadas durante el ejercicio 2016. Muchas son las empresas que, hasta meses después de esa fecha no tienen preparada esa documentación. Agosto es un mes ideal para darle un buen empujón.

Además, durante el mes de noviembre deberá rellenarse y presentarse el nuevo modelo 232, por lo que no estará de más, anticipar la obtención de la información necesaria para el mismo.

3. Presentación de impuestos periódicos

Desde que, hace ya algunos años, Hacienda “normalizó” la presentación de impuestos al mes de agosto. Anteriormente, las empresas que presentan el IVA e IRPF mensualmente, tenían hasta el día 20 de septiembre para preparar, presentar y pagar los modelos correspondientes a las operaciones del mes de julio.

Desde la comentada normalización de plazos, el plazo finaliza el 20 de agosto (salvo los obligados al SII, que disponen de plazo hasta el día 30 de agosto). En definitiva, alguien tiene que ocuparse de presentar y pagar el IVA e IRPF del mes de julio.

Recordemos también que, salvo que se hayan comunicado esos días como “de cortesía”, Hacienda puede enviar notificaciones a las empresas en la Sede Electrónica durante el mes de Agosto.

4. Ordenar el archivo

¿Qué mejor mes que agosto para efectuar una revisión y limpieza del archivo?

Con la presentación del Impuesto de Sociedad es en julio, un ejercicio más ha prescrito y, parte de la documentación, puede destruirse.

Cautela, no obstante, con suponer que es suficiente contar cuatro años hacia atrás y tirar todo lo anterior. Tal como indicábamos en un anterior artículo sobre la documentación a conservar, existen cuestiones fiscales y mercantiles, a tener en cuenta antes de hacer la limpieza.

Asimismo, con toda seguridad, mucha documentación contable y fiscal del ejercicio en curso está pendiente de archivar ya que este trabajo suele ser dejado para aquellos momentos de menor trabajo.

5.Formarse y aprender

Agosto es un gran momento para aprender aquellas funciones de Excel, Word o cualquier otro software al uso que no dominamos y que mejorarán nuestra productividad el resto de meses. Difícil será no encontrar lo que se precise aprender en YouTube que contiene infinidad de cursos online. Seguramente, unos minutos diarios dedicados a la formación, serán muchísimo más productivos que las investigaciones realizadas contrarreloj en los momentos de mayor intensidad de trabajo.

 

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