¿Cuánto cuesta una reunión?

Coste Reunión

Reconozcámoslo: algunos muchas veces nos dejamos llevar y dejamos que nos convoquen a reuniones a todas horas, de cualquier tema e incluso para asuntos que muy probablemente podrían ser resueltos individualmente y con la ayuda de alguna herramienta colaborativa sencilla. Como una plaga. Mejor o peor preparadas, al final, las reuniones nos consumen a algunos mucho de nuestro tiempo, lo que puede provocar que seamos menos productivos; o lo que es lo mismo, que necesitemos una mayor dedicación (tiempo) para lograr el mismo resultado.

Si nos paramos a calcular el coste de cada reunión, sumando lo que cuesta el tiempo de cada persona y todos los medios necesarios para que se lleve a cabo, seguramente más de un responsable se llevaría las manos a la cabeza y pensaría que hay que hacer algo para mejorar. En realidad, la crisis ya ha provocado en muchas empresas recortes en este sentido, cambiando la forma de las reuniones y reduciendo los gastos asociados a ellas hasta el máximo posible.

Se acabaron los desplazamientos y viajes innecesarios, se ajustan al máximo las dietas, se da la bienvenida al transporte público o al coche compartido, al teletrabajo y se instalan equipos de videoconferencia o videollamada tipo Skype. Son nuevos tiempos de cambio, de ahorro en todo lo posible y las reuniones, no van a ser menos. Veamos un ejemplo de lo que cuesta una reunión de 4 personas durante una hora: Un becario, un par de responsables y un director de departamento:

Tabla-Coste-Reunión

¿A alguien le sorprende? Y eso que he tirado por lo bajo, que si nos metemos con billetes de avión más caros, noches de hotel o dietas más gordas, la reunión podría superar los 1.000 euros sin demasiado esfuerzo. Si estamos reunión tras reunión día tras día y semana tras semana, si recapitulamos y echamos cuentas, a lo largo del año igual nos da un susto la cuenta total. Tampoco hay que exagerar o ser excesivamente alarmistas y dejar de trabajar en equipo, simplemente, se trata de racionalizar y aprovechar los recursos, en este caso de personas, con sentido común.

Cierro el post dejando un enlace que esta semana citó alguien en Twitter, a una herramienta que permite calcular en tiempo real el coste de una reunión. Indicas el número de asistentes, el coste medio por hora de cada uno de ellos y sólo te queda darle al botón de inicio para que el contador de euros comience a sumar. Creo que a mi me vendrá bien para cuando alguien se ponga un poco pesado en el trabajo, así verá en todo momento cuanto se va a gastando… Y si no os gusta esta, aquí tenéis otra más completa.

En Blog Sage | Documentar reuniones ¿Merece la pena?

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero