¿Cómo puede hacer la nube que tu empresa se beneficie de la inteligencia colectiva?

La inteligencia colectiva puede ser entendida como una suerte de aproximación a un problema complejo realizada por un colectivo en la que dicho colectivo logra unos mejores resultados que los propios que podrían conseguirse con la actuación individual. El aprovechamiento de esa inteligencia colectiva es un requerimiento para la empresa moderna y la nube es una de las mejores herramientas al servicio de ese aprovechamiento.

La nube es indiscutiblemente una de las grandes innovaciones de las últimas décadas. Ha cambiado, entre otros muchos aspectos, la organización de las empresas y ha dotado a las empresas de nuevas herramientas para el aprovechamiento de la inteligencia colectiva.

Varios son los procedimientos que permitirán obtener la máxima aportación de la nube al aprovechamiento de la inteligencia colectiva.

Compartición de datos e información

Hasta la llegada de la nube, los datos o la información de interés empresarial estaban ligados a un soporte físico, a unos empleados encargados de su custodia y a unos procedimientos más o menos cerrados para ser compartidos.

La empresa podía emplear esos datos o esa información como punto de apoyo para la resolución de problemas complejos a través de la colaboración de distintos departamentos en una determinada tarea. Así se lograban soluciones complejas inaccesibles con el concurso de un único empleado o departamento. Se empleaban formas de inteligencia colectiva.

El éxito o fracaso en el aprovechamiento de este método depende, en buena medida, del grado de éxito en la planificación e implementación de procedimientos adecuados para la compartición de datos entre departamentos.

La nube hace ahora posible que esos procedimientos de acceso o denegación de la información por otros departamentos o empleados estén perfectamente clarificados. Los permisos se ejecutarán conforme a lo previsto y los usuarios de los datos y la información saben de antemano qué información o qué datos pueden leer, cuáles pueden editar, cuáles pueden compartir con terceros dentro o fuera de la empresa, etc.

Esa clarificación de los procedimientos facilita que la información o los datos dejen de ser una posesión de quien custodia su soporte físico, que tiene que responder ante la organización. Con la nube, esos datos son de la organización y se comparten de la forma prefijada por la organización.

Cada empleado sabe de antemano qué puede hacer y qué no, dónde puede obtener un punto de apoyo para resolver los problemas que día a día se plantean en la empresa. Y eso incluye fines no previstos por quienes recogieron los datos, los trataron o quienes custodian la información. La nube favorece usos innovadores de los datos y de la información, pero siempre dentro de los parámetros especificados por la organización. Es por ello que la nube es un buen recurso para desarrollar la inteligencia colectiva de forma abierta pero segura.

La empresa puede realizar verificaciones y aportaciones al trabajo individual en tiempo récord y sin traslado físico de documentos

El trabajo individual en cada puesto de trabajo está sujeto a las limitaciones propias de cada persona, por eso es conveniente que las empresas arbitren sistemas de verificación del trabajo individual donde otros compañeros, con independencia de su posición dentro de la jerarquía, realicen sus aportaciones o expresen su visto bueno o disconformidad con el trabajo realizado.

La muestra de que la organización funciona es que la suma de aportaciones genera un mejor resultado que aquél al que se puede aspirar por medio de la sola aportación individual coordinada individualmente, sin soporte de la organización. Trabajando como conjunto la empresa consigue un resultado mejor.

El problema es que sumar aportaciones tiene un coste. Se necesita crear una estructura, unos procedimientos, pueden existir retrasos y cuellos de botella, existe un coste de la propia compartición, etc.

La nube disminuye sustancialmente tales costes al dar una vida propia al proyecto con independencia del custodio del soporte físico de proyecto. Permite que un proyecto pase por varias manos sin dejar de estar en manos de todos los participantes. Se facilitan las aportaciones simultáneas de distintos miembros del equipo.

La nube favorece una especialización creativa dentro de la empresa

En toda organización siempre ha sido muy importante la especialización y la división del trabajo. De lo que se trata es de que cada trabajador pueda aportar lo mejor de sí al trabajo del conjunto, de forma que se puedan aprovechar las sinergias que genera una buena organización.

Se produce un movimiento favorecedor de la especialización, la creatividad y la inteligencia colectiva en los dos sentidos: el conjunto favorece la especialización de cada uno de los trabajadores y la especialización de los trabajadores favorece la labor de conjunto.

El trabajador individualmente puede aprovechar lo mejor de sí porque tiene a su disposición un espacio como la nube que le proporciona las ventajas de lo mejor de las aportaciones de los otros trabajadores en cada uno de los procesos que se desarrollan en la nube. La gran disponibilidad del trabajo de conjunto facilita enormemente que cada uno de los miembros del equipo aporte lo mejor de sí con el mejor soporte.

Pero el trabajo de equipo también se ve beneficiado por la filosofía del trabajo en la nube, gracias al espacio generado para el almacenamiento, procesamiento y compartición de la información desde una orientación de conjunto, propia de las formas de aprovechamiento de la inteligencia colectiva.

La nube favorece el aprovechamiento continuo de la inteligencia colectiva

La inteligencia colectiva parte a menudo de la colaboración entre distintos individuos que se enfrentan de forma colectiva a un mismo proyecto. La nube favorece que esa colaboración sea ininterrumpida. Con la nube ya no existen las limitaciones horarias de los centros de trabajo, las limitaciones de la disponibilidad de la persona adecuada para abordar un problema, o la falta de las herramientas adecuadas para afrontar la tarea en ese momento.

Todos los miembros del equipo pueden realizar las aportaciones al proyecto en la nube según los permisos que tengan. No es necesario realizar la tarea en el horario laboral, ni cuando se coincide físicamente con la persona que tiene las herramientas necesarias para desarrollar la tarea concreta.

La inteligencia colectiva debe orientarse a aprovechar el conocimiento en el momento que se necesite, porque tanto los problemas como las soluciones pueden llegar cuando menos lo esperamos, y la nube permite que los miembros del grupo puedan realizar sus aportaciones y disponer de las herramientas que vayan a necesitar.

La nube permite extender a cualquier lugar el aprovechamiento de la inteligencia colectiva

Trabajar en la nube permite el aprovechamiento del conocimiento de diferentes personas con independencia del lugar físico donde se encuentran. El aprovechamiento de la inteligencia colectiva para encontrar las mejores soluciones a cada uno de los desafíos de la empresa es máximo.

Se rompe la dependencia de los despachos centrales, permitiendo la colaboración de personas ajenas a la organización en los proyectos sin necesidad de enviar documentos físicos o digitales a cada uno de los destinatarios. La nube también ayuda a la comunicación interna con trabajadores de la empresa situados en otros centros de trabajo y facilita el teletrabajo.

El software como servicio prestado en la nube se ha convertido en otro de los grandes aliados de la inteligencia colectiva al llevar las herramientas informáticas allá donde sean necesarias. Ya no se depende de programas informáticos instalados en despachos físicos concretos, gestionados por personas concretas. Se puede generalizar la disposición de esas herramientas dentro de la empresa, con el fin de realizar un aprovechamiento de la inteligencia colectiva en la empresa.

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