¿Cómo puede una empresa reclamar las facturas impagadas?

Uno de los problemas más graves que continúan dándose en las empresas es el impago de las facturas que emiten por sus trabajos o servicios. Antes dicha situación, es normal que surja la siguiente duda: ¿cómo reclamo las facturas que me deben? Hay quien dice que el recobro de impagados no es una simple técnica, sino un arte. No obstante, que no decaiga el ánimo ya que, por regla general, quien la sigue y la persigue, la consigue.

Antes de empezar a reclamar cualquier deuda, hay que recopilar toda la información y documentación sobre la misma y asegurarnos de que el deudor sabe cuánto, cómo y cuándo tiene que pagar. Si el cliente se niega a pagar o hace caso omiso a los avisos, afortunadamente la justicia establece mecanismos para reclamar las deudas. En Sage os contamos los pasos a seguir si tienes facturas impagadas.

1º paso: el primer aviso

Se trata de un recordatorio, ya sea por medio de una llamada telefónica o mediante un correo. Es importantísimo el lenguaje que utilicemos. Nada de palabras cargadas de negatividad como “morosidad, impago o deuda”. Sacaremos más provecho si hacemos hincapié en la buena fe del cliente (“le llamamos porque creemos que ha olvidado hacer la transferencia o ha habido algún problema”) que en su condición de moroso (“ se ha retrasado dos días en el pago y ya se puede ir preparando porque su próxima visita es en el juzgado”).

Si llamamos al deudor por teléfono, los primeros 20 segundos son claves. Si el deudor se hace una imagen agresiva o negativa de nosotros, esa sensación puede ir en nuestra contra. Recuerda: el lenguaje ha de ser duro con la deuda, pero suave con el deudor. Además, no suelen gustar este tipo de llamadas, por lo que es mejor tener preparada toda la información sobre la factura que se debe. Si paga, objetivo cumplido. Si no paga, sigue leyendo.

2º paso: carta certificada o burofax

Si el primer paso no ha sido exitoso, el segundo paso sería realizar un requerimiento formal para dejar claro al deudor que vamos en serio y que queremos cobrar la factura. Para que quede constancia de este requerimiento, lo mejor es enviar una carta certificada o un burofax.

En estos, el lenguaje debe ser ya más firme que en la llamada o en el correo. Es importante que indiquemos la cantidad que debe así  como el plazo de tiempo del que dispone antes de que acudamos a la justicia.

Si sospechamos que la cosa se va a eternizar, advierta al moroso que los sentenciados por los tribunales pasan a registros confidenciales de riesgo, de modo que los bancos, los proveedores y los clientes desconfiarán de él.

3º paso: contratar un servicio de cobro a morosos

Antes de recurrir a los juzgados, está la opción de contratar un servicio de cobro a morosos, conocido comúnmente como “El cobrador del frac”. Muchas son las personas que no confían en los servicios de estos profesionales. Sea lo que sea lo que decidamos, antes de contratarlo hay que tener muy claro si el cliente no paga porque es un cara dura o porque está pasando por una mala situación. Utilizar cobradores con los segundos puede hacer que recuperemos la deuda. No obstante, puede que le perdamos para siempre. Tú decides.

4º paso: procedimiento monitorio

Si finalmente el resultado de utilizar las vías amistosas es  infructuoso, no queda otra que recurrir  a la justicia a través de un proceso moritorio que se regula a partir del artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC).

En este tipo de procedimientos, no se requiere ni abogado ni procurador, aunque siempre será lo recomendable debido a que se trata de un procedimiento judicial. No obstante, se han de cumplir una serie de requisitos. Por ejemplo, la deuda deberá ser económica y de una cuantía concreta. Igualmente, la deuda a de estar vencida y  debe ir acompañada de documentos probatorios (factura, albaranes, burofax, contratos, etc.) que demuestren su existencia.

Una vez admitida la solicitud, el juez concede 20 días al moroso para que abone la deuda, oponerse o demuestre por qué no debe hacerlo. Transcurrido ese plazo puede ocurrir que:

  • El deudor abona la deuda, lo que finaliza el proceso.
  • El deudor puede oponerse a pagar total o parcialmente la deuda. En dicho caso, el proceso dejaría de ser monitorio y pasaría a ser oral u ordinario, dependiendo de si la cuantía reclamada es menor o mayor de 6.000 euros.
  • El deudor ni paga ni se opone a la demanda. Si el deudor optara por el silencio y no se manifestara en el plazo de 20 días naturales, obtendrá un decreto dando por terminado el proceso monitorio. Será entonces el secretario judicial el encargado de fijar el montante final de la deuda que se podrá solicitar directamente que se despache la ejecución.

Como podemos ver, cobrar una factura impagada puede convertirse en una auténtica y terrible aventura. No obstante, es un proceso lento y que lleva consigo ciertos gastos, por lo que debe utilizarse solo cuando los otros medios se hayan agotado y no hayan resultado exitosos.