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Qué libros se tienen que legalizar en el registro mercantil

Una vez pasado el mes de febrero y finalizado el plazo de presentación del modelo 347, la próxima etapa para el cierre del ejercicio la tenemos el 30 de abril, ya que todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se deben de cumplimentar en soporte electrónico y deben ser presentados para legalizar en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Todo empresario deberá llevar los siguientes libros:

  • Un libro de inventarios y Cuentas Anuales (Art. 25 Código de Comercio).
  • Un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
  • Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).
  • Un libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas).
  • Un libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) (art. 27 y 28 CCo).
  • Libro Registro de contratos (Sólo Sociedades Unipersonales) (art. 16 LSC).

¿Cómo legalizar telemáticamente los libros de contabilidad?

El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, bautizado como  la“Ley de Emprendedores”, ha modificado el procedimiento de legalización de los libros oficiales, de manera que sólo se podrán legalizar los libros una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia, debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y se debe de estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores. Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, en acceso con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en el manual que se encuentra en esa misma página y que se llama Manual de ayuda de Presentación telemática de libros.

Una vez recibidos los libros en el Registro, este procederá a su tratamiento, enviando vía telemática una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación. O bien se le hará saber del mismo modo que la presentación se ha calificado como defectuosa.

La Instrucción de 12 de Febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, viene a completar el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, unificando criterios y estableciendo una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización, entre los cuales destacamos los siguientes:

  • Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
  • Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
  • En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
  • En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
  • Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
  • De la misma forma, podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a legalización que no ha sido legalizado el libro inicial.

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Imagen | David Senar