Tic, tac… ¿preparados para el depósito de las cuentas anuales?

Una vez cerrado el ejercicio, legalizados los libros contables en el registro mercantil y aprobadas las cuentas anuales en la junta general, los últimos pasos para despedirse definitivamente del ejercicio 2016, son la cumplimentación del modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades y realizar el depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil. Según la Ley de Sociedades de Capital, estas deberán ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa, dentro del mes siguiente a su aprobación, según se especifica en el artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y el 279 de la Ley de sociedades de Capital.

Recordemos que las cuentas anuales deberán ser aprobadas en Junta General, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, que además deberá aprobar la gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado. Por lo tanto, si se ha esperado hasta el último día del mes de junio para la celebración de la junta, el último día para realizar el depósito de las cuentas será el 30 de julio.

En relación a los modelos a presentar, el pasado 19 de mayo se publicaban en el BOE las órdenes JUS/470/2017 Y JUS/471/2017 por las que se aprobaban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales normales y consolidadas. No obstante, se podrán seguir utilizando los modelos y formatos electrónicos aplicables con anterioridad a la vigencia de la presente orden ministerial para la presentación de las cuentas anuales de ejercicios iniciados con anterioridad al 1 de enero de 2016. Además, las sociedades que hayan aprobado sus cuentas anuales del ejercicio 2016 antes de la entrada en vigor de esta orden y las hayan depositado en el Registro Mercantil competente, no tendrán que reiterar el depósito en ningún caso.

Al margen de presentar las cuentas anuales, los administradores de la sociedad tienen también que presentar en el Registro Mercantil la certificación de los acuerdos de la Junta de Socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmados y de aplicación del resultado.

Tanto el envío de los depósitos de las cuentas, como la legalización de los libros, se pueden realizar con cualquier certificado que sea válido (FNMT, DNI electrónico, etc.).

¿Por qué hay que cumplir con los plazos del depósito de las cuentas anuales?

El depósito de las cuentas anuales es algo que realizan puntualmente la mayoría de las grandes empresas, pero entre las pymes es más frecuente encontrarse retrasos o incluso empresas que no cumplen con esta obligación, principalmente por el desconocimiento de las graves consecuencias que puede acarrear la falta de depósito de las cuentas anuales. Algunas de las consecuencias en las que puede derivar la no presentación de las cuentas anuales, para su depósito en el registro mercantil son las siguientes:

  1. Cierre provisional de la hoja registral, si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito. Esto trae consigo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).
  2. Multas que pueden oscilar entre los 1.200  y los 60.000 euros, que puede imponer el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad. Además, al no existir constancia de los balances, se calculará en función del capital social inscrito. Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros (artículo 283 LSC).
  3. Falta de información para las empresas especializadas en la elaboración de informes financieros sobre las empresas. Estos informes son utilizados por entidades financieras y proveedores para la concesión de préstamos y créditos comerciales, por lo que la falta de información siempre se interpretará de manera negativa por estas empresas al realizar sus calificaciones.
  4. Si no se ha realizado el depósito de las cuentas, tampoco se podrá aportar esta información en el caso de que nos sea requerida directamente por una entidad financiera, o por algún proveedor importante, de cara a la concesión de créditos.
  5. La no presentación de las cuentas supone que los administradores no han actuado con la debida diligencia atribuida a un ordenado empresario (artículo 225 LSC) y, en consecuencia, si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este.
  6. Además, en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas a auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

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