¿Cómo realizar el depósito de las cuentas anuales en 5 pasos?

Se acerca ya el plazo para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, ya que el plazo para presentar las cuentas anuales es un mes después de su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas, que deberá celebrarse lo más tardar seis meses después del cierre del ejercicio, por lo que para la mayoría de empresas, cuyo ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo para la presentación es hasta el 30 de julio.

Tienen la obligación de presentar las cuentas en el Registro Mercantil las sociedades anónimas, sociedades limitadas, las sociedades extranjeras con sucursal en España y las de garantía recíproca.

Pueden presentar balances y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos años consecutivos reúnan al menos dos de los siguientes requisitos:

  • Que el total de las partidas de activo no supere 2.850.000 euros
  • Que la cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros
  • Que el número medio de trabajadores durante el año no supere los 50

Pueden presentar igualmente, cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de los siguientes requisitos:

  • Que el total de las partidas de activo no supere los 11. 400.000 euros.
  • Que el importe de la cifra de negocios anual no supere los 22.800.000 euros.
  • Que el número medio de trabajadores durante el año no supere los 250.

¿Cuáles son los pasos para presentar las cuentas anuales?

Las sociedades obligadas a presentar las cuentas anuales deberán seguir una serie de pasos, antes de la presentación de las cuentas anuales.

Cierre del ejercicio contable. Obviamente para realizar el depósito de las cuentas anuales, el ejercicio contable debe estar cerrado y revisado y se deben de haber realizado los ajustes de cierre. Además, los datos que se reflejan en la contabilidad tienen que coincidir a la perfección con los impuestos declarados durante el ejercicio fiscal. Las cuentas anuales deben reflejar la imagen fiel del patrimonio y situación de la empresa.

Legalización de los libros contables. El plazo para legalizar los libros contables es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio, (hasta el 30 de abril si el ejercicio fiscal de la empresa coincide con el año natural).

Aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta de Accionistas, que debe celebrarse dentro de los seis primeros meses posteriores al cierre del ejercicio. Una vez aprobadas las cuentas, se emitirá una certificación de la aprobación de las cuentas anuales, que deberá ser firmada por los administradores y que se adjuntará al envío de las cuentas anuales, que estarán formadas además por la siguiente documentación:

  • Instancia de presentación
  • Datos generales de identificación
  • Declaración medioambiental
  • Cuentas anuales formadas por el balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado total de cambios en el patrimonio neto y memoria.
  • Informe de auditoría si las cuentas han sido auditadas.

Se debe de estar abonado a los servicios interactivos del Colegio de Registradores y disponer de un certificado de firma electrónica, para presentar cualquier documento telemático, entre los que se encuentran las cuentas anuales. Los abonados pueden ser personas físicas o personas jurídicas. Para abonarse es necesario rellenar un formulario y presentar documentación identificativa.

Generación de los ficheros necesarios para el envío telemático de las cuentas anuales. En este sentido, los programas de contabilidad de Sage permiten generar los balances de modo oficial, ya que permiten adaptar las cuentas anuales generadas por los programas contables a los requisitos de formato y contenido que deben tener los ficheros de presentación obligatoria, permitiendo la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil de una forma rápida, cómoda y segura en el Registro Mercantil.

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