Publicado por el 16/04/2013 | Contabilidad, fiscalidad y laboral | 20 comentarios

Tres cosas que debes saber sobre la legalización de los libros de contabilidad

cuentas anuales
Una vez encauzadas las obligaciones fiscales correspondientes al primer trimestre del ejercicio 2013 las medianas y pequeñas empresas han de hacer frente a la primera de las obligaciones registrales con periodicidad anual: la legalización de los libros de contabilidad. Estar al tanto de su contenido, plazos y formas de presentación son el punto de partida para asegurar el correcto cumplimiento de esta tarea.

Los libros de contabilidad son de obligatoria presentación para aquellos que deban llevar contabilidad ajustada al código de comercio y habrán de ser presentados para su legalización en el registro mercantil provincial correspondiente al domicilio social del interesado.

El objetivo que cumple la legalización de libros es el establecimiento de un precinto en la información contable de manera que no sea posible su posterior manipulación, si bien, una vez finalizado el proceso de legitimación, tanto el archivo como la custodia de los libros serán responsabilidad del propio empresario.

Conviene recordar que, siguiendo las especificaciones del Código de Comercio y al margen de los libros de contabilidad, existe otra partida de libros de carácter obligatorio cuya presentación no es periódica, como son: el libro registro de socios, el libro de actas o el libro registro de acciones nominativas, los cuales son de legalización única al inicio de la actividad de la entidad.

Contenido

El artículo 25 del Código de Comercio establece que los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos: un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. Así, el libro inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por las transcripciones de los siguientes estados:

  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación trimestrales a través de balances de sumas y saldos.
  • Inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
  • Cuentas anuales.

El contenido de las cuentas anuales estará en función del plan general contable al que este acogida la entidad presentante, así, aquella que ajuste su contabilidad a las normas del PGC Pymes habrá de presentar balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria, mientras que los empresarios que cumplan las disposiciones del PGC normal deberán adjuntar además el estado de flujos de efectivo.

El libro diario ha de registrar día a día todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de las operaciones por periodos inferiores al mes siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro detalle de diario.

Además de los mencionados libro de inventario y cuentas anuales y libro diario, podrán ser presentado para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de diario, etc, o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito de su actividad empresarial.

Plazo de presentación

El reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio, así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.

Forma de presentación

Existen tres maneras diferentes de cumplir con la obligación de legalizar los libros de contabilidad: en papel, en soporte magnético y de forma telemática.

La presentación en papel requerirá la encuadernación de las hojas que contienen la información contable a legalizar de manera que no sea posible la modificación o sustitución de los diferentes folios que componen cada libro, debiendo figurar en blanco el folio inicial y numeradas de forma correlativa el resto de hojas.

El soporte magnético supone la entrega de un CD o DVD que contenga los archivos que compongan los libros a legalizar acompañados de la instancia de presentación en la que figure la descripción del contenido del soporte.

La legalización por vía telemática se realizará a través del site del Colegio de Registradores y será necesario disponer de una firma electrónica que permita el envío telemático de documentos.

Conclusión

Una de las citas a las que tienen que hacer frente las medianas y pequeñas empresas cada mes de abril es la legalización del libro de inventario y cuentas anuales y el libro diario en el registro mercantil provincial correspondiente ya sea en papel, en soporte magnético o de forma telemática.

Una buena manera de aliviar esta carga es la utilización de una aplicación de gestión contable que facilite y simplifique la tarea. Desde Sage ponemos a disposición de las medianas y pequeñas empresas diferentes soluciones adaptadas a las necesidades de cada una de ellas que hacen mucho más sencilla esta labor. Más información en Sage – Software de Contabilidad

En Blog Sage | Contabilidad: una introducción a los conceptos básicos, Consecuencias para una sociedad por no cumplir las obligaciones registrales
Imagen | sabanna

Azucena Montero es Asesor fiscal y contable de Small Business de Sage España.

Puedes seguirlo en Twitter en @Azucena_Montero

20 Comentarios

  1. Un buen recaudatorio. La presentación de los libros de comercio siempre es un quebradero de cabeza para muchos PYMES.
    En el caso de los libros digitales, ¿ sabéis si el día que se lleve la hoja rosa en el Registro Mercantil, también hay que llevar el CD con el libro digital?

  2. Si, normalmente si hay que llevarlo, aunque te lo tendríamos que comprobar dado que yo presento siempre los libros telemáticos

  3. Gracias por la respuesta

    Hasta ahora siempre he hecho los libros en papel, para ganar un poco mas de tiempo para llevar el libro al Registro Mercantil.

    Saludos

  4. Una pregunta: ¿para las PYMEs, en las cuentas anuales que van al final del libro de Inventarios y Cuentas Anuales es imprescindible la Memoria, o solo PyG y B.Situación? Tengo entendido que para las PYMEs, solo es obligatoria la Memoria en las Cuentas Anuales que se depositan en julio. Es cierto? Qué pasa si no se adjunta la Memoria en el libro que se legaliza en abril?
    Gracias.

  5. Sañvatre, la memoria no tiene que incluirse en los libros

  6. Por lo tanto, entiendo que el “estado de cambios del patrimonio neto” -que forma parte de la Memoria-, tampoco hay que incluirlo en los libros, Es así?

  7. No Salvatore, dado que el ECPN si es parte de las cuentas anuales dentro de la interpretación global de los balances

  8. ¿Entonces el ECPN hay que incluirlo en el libro de inventario y balances que se presenta el 30 de Abril?

  9. A ver, el asunto continua sin estar claro. Yo entiendo que el ECPN es parte de la Memoria, por lo tanto, no hay que incluirlo en los libros contables que se presentan en Registro. Se presentará sólo en el Depósito de Cuentas que se hace en Julio.

    Entiendo que en las Cuentas Anuales a presentar en libros, solo tiene que figurar Cuenta General de Resultados (o sea P y G) y Balance de Situación.

    Es correcto?

  10. Salvatore, yo entiendo que dentro de las cuentas anuales tenemos todos los estados contables y la memoria como documento independiente (y aclaratorio/explicativo) por tanto ECPN si se presenta ahora como estado contable pero la memoria no

  11. Rectifico. El ECPN se considera un documento diferente a la Memoria. Por lo tanto, resumimos:

    En el libro de Inv. y Ctas. Anuales de PYMES, las Cuentas Anuales deben constar de:

    -Cuenta de Resultados
    -Balance de Situación
    -Estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN)

    Si no es PYME, además de los descritos:

    -Memoria
    -Estado de flujos de efectivo.

    Ahora es correcto?

  12. Exacto, así lo entiendo yo al menos

  13. Gracias por todo.

  14. Nosotros siempre incluimos en los libros oficiales la memoria y el ECPN de forma voluntaria.
    Nos parece una forma mas completa de presentar la información contable, ya que siempre queda constancia en el libro legalizado de la memoria y el ECPN elaborados.

  15. Quisiera plantear otra cuestión.

    Qué pasa si se llevan los libros al R.M. con retraso? (pongamos un retraso leve, de quince días máximo).
    Tengo entendido que los legalizan igual pero haciendo constar “fuera de plazo”.
    Qué tipo de sanción te pueden poner?
    Suelen sancionar?

    Gracias de antemano.

  16. La presentación fuera de plazo no conlleva ninguna sanción por parte del Registro Mercantil, únicamente se hace constar en la diligencia de legalización

  17. Hola, Salvatore,
    te dejo el enlace a la web del Registro de Madrid donde explican de forma clara todo lo que hay que saber sobre la legalización de los libros y la presentación fuera de plazo.
    http://www.rmercantilmadrid.com/rmm/legalizacionlibros.aspx

    El caso de los libros es distinto, si los presentas fuera de plazo o no los presentas, no te cierran la hoja como pasa si no presentas las cuentas anuales.

  18. Interesante los temas, felicidades amigos gracias por sus aportes

  19. Hola a todos, una duda referente a la presentacion de los libros 2013, hace poco me llego una actualización del programa de contabilidad por la que modificaban los balance pyg y situación adaptandolos a las especificaciones establecidas en la Resolución de 28 de enero de 2014, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. por lo que al listar los libros del 2013 salen los balances adaptados. puede haber algún problema al presentalos asi o seria mejor presentarlos sin adaptarlos? muchas gracias.

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