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Tres cosas que debes saber sobre la legalización de los libros de contabilidad

Una vez encauzadas las obligaciones fiscales correspondientes al primer trimestre del ejercicio 2013 las medianas y pequeñas empresas han de hacer frente a la primera de las obligaciones registrales con periodicidad anual: la legalización de los libros de contabilidad. Estar al tanto de su contenido, plazos y formas de presentación son el punto de partida para asegurar el correcto cumplimiento de esta tarea.

Los libros de contabilidad son de obligatoria presentación para aquellos que deban llevar contabilidad ajustada al código de comercio y habrán de ser presentados para su legalización en el registro mercantil provincial correspondiente al domicilio social del interesado.

El objetivo que cumple la legalización de libros es el establecimiento de un precinto en la información contable de manera que no sea posible su posterior manipulación, si bien, una vez finalizado el proceso de legitimación, tanto el archivo como la custodia de los libros serán responsabilidad del propio empresario.

Conviene recordar que, siguiendo las especificaciones del Código de Comercio y al margen de los libros de contabilidad, existe otra partida de libros de carácter obligatorio cuya presentación no es periódica, como son: el libro registro de socios, el libro de actas o el libro registro de acciones nominativas, los cuales son de legalización única al inicio de la actividad de la entidad.

Contenido

El artículo 25 del Código de Comercio establece que los libros contables de obligatoria legalización para los empresarios son dos: un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario. Así, el libro inventarios y cuentas anuales será un documento único compuesto por las transcripciones de los siguientes estados:

  • Balance inicial detallado de la empresa.
  • Balances de comprobación trimestrales a través de balances de sumas y saldos.
  • Inventario de cierre del ejercicio articulado en un balance de cierre.
  • Cuentas anuales.

El contenido de las cuentas anuales estará en función del plan general contable al que este acogida la entidad presentante, así, aquella que ajuste su contabilidad a las normas del PGC Pymes habrá de presentar balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria, mientras que los empresarios que cumplan las disposiciones del PGC normal deberán adjuntar además el estado de flujos de efectivo.

El libro diario ha de registrar día a día todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de las operaciones por periodos inferiores al mes siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro detalle de diario.

Además de los mencionados libro de inventario y cuentas anuales y libro diario, podrán ser presentado para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de diario, etc, o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito de su actividad empresarial.

Plazo de presentación

El reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio, así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.

Forma de presentación

Existen tres maneras diferentes de cumplir con la obligación de legalizar los libros de contabilidad: en papel, en soporte magnético y de forma telemática.

La presentación en papel requerirá la encuadernación de las hojas que contienen la información contable a legalizar de manera que no sea posible la modificación o sustitución de los diferentes folios que componen cada libro, debiendo figurar en blanco el folio inicial y numeradas de forma correlativa el resto de hojas.

El soporte magnético supone la entrega de un CD o DVD que contenga los archivos que compongan los libros a legalizar acompañados de la instancia de presentación en la que figure la descripción del contenido del soporte.

La legalización por vía telemática se realizará a través del site del Colegio de Registradores y será necesario disponer de una firma electrónica que permita el envío telemático de documentos.

Conclusión

Una de las citas a las que tienen que hacer frente las medianas y pequeñas empresas cada mes de abril es la legalización del libro de inventario y cuentas anuales y el libro diario en el registro mercantil provincial correspondiente ya sea en papel, en soporte magnético o de forma telemática.

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