Nómina al administrador por la realización de trabajos en la empresa

En muchas sociedades mercantiles se da la casuística de que los estatutos de la sociedad fijan que el cargo de administrador será gratuito pero después, el propio administrador realiza trabajos ajenos a la administración de la sociedad y por tanto, recibe una nómina por dichos trabajos.

En este caso y fundamentalmente a raíz de diversas sentencias del Tribunal Supremo, tenemos que cuantificar y clarificar perfectamente el alcance de las retribuciones a los administradores, sean del tipo que sean. Tanto por sus efectos en la relación mercantil con los socios como en la deducibilidad fiscal de dichos gastos para la sociedad. Os copio una consulta que nos ha llegado para aclarar todos estos puntos:

Soy Administrador Único de una S.L. donde tengo el 50% de las participaciones y no tiene trabajadores. El cargo no tiene remuneración (según Estatutos). No obstante, percibo una remuneración ¿nómina? por los trabajos administrativos realizados (contabilidad, facturación, realización de los trabajos de consultoría que es el objeto social, etc.). Me surgen varias preguntas: ¿Tengo que tener algún tipo de contrato laboral por esta actividad?

El primer detalle que tenemos es que la sociedad no puede pagar por la relación laboral al administrador si así no se contempla en los estatutos. Es decir, los estatutos deben modificarse para contemplar que la sociedad no paga al administrador por las tareas propias de administración de la SL pero sí paga por la realización de trabajos dependientes en la sociedad. Este requisito es imprescindible para evitar reclamaciones por pagos indebidos por parte de los otros socios y para que los pagos que se realizan al administrador sean deducibles en el impuesto de sociedades sin ningún tipo de lugar a dudas.

Una vez que se ha establecido que el administrador sí recibirá pagos de la sociedad por sus trabajos dependientes, la Junta General deberá fijar anualmente la cuantía de las retribuciones al administrador por estos trabajos. No obstante, en algunas ocasiones, la Agencia Tributaria ha admitido como deducibles estos pagos al administrador por trabajos realizados cuando se han cumplido estos requisitos:

• Contabilización en el ejercicio en que se devenguen y justificación del gasto.
• Relación con la obtención de los ingresos, que deberá poder probarse por los medios admitidos en derecho.
• Acreditación de la obligatoriedad que el pago realizado tiene para la empresa por la existencia de un vínculo laboral entre ella y el administrador que realice tales trabajos.

Los dos primeros criterios, son análogos para cualquier gasto deducible pero la resolución del tercer caso, da pie a la siguiente pregunta y al modelo de contrato de trabajo:

¿La nómina debe tener una retención como cualquier trabajador?

En este punto, entramos en la justificación de la relación laboral. La fórmula usual es mediante cualquier contrato de trabajo que contemple la retribución anual a recibir, la duración de la relación laboral y por supuesto, los justificantes de pago de salarios, las nóminas con sus oportunas retenciones, en función de los porcentajes que establece la normativa del IRPF. No se puede contemplar el contrato de trabajo de alta dirección, dado que es incompatible con la propia administración de la empresa.

Cómo retribuir a los administradores de la sociedad por sus trabajos

A modo de conclusión cuándo una sociedad retribuye al administrador por el trabajo que realiza pero no paga por la administración de la sociedad debe seguir los siguientes pasos:

• Modificación de los estatutos que contemple que el cargo del administrador es gratuito pero que se retribuye al administrador por los trabajos dependientes que realiza para la empresa.
• Contrato de trabajo que fije esta relación laboral, sin encuadrar nunca el contrato dentro de los contratos de alta dirección
• Acuerdo de la junta General que estipule anualmente la retribución al administrador por la relación laboral suscrita.
• Justificación contable de los gastos en salarios, las nóminas junto con la correlación con los ingresos obtenidos por el pago de trabajos.

Además de toda esta casuística, debemos tener presente que la relación de pagos entre el administrador de la sociedad y la propia SL es una operación vinculada y debe cumplir con los criterios de valoración de estas operaciones.

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