Publicado por el 24/06/2010 | Contabilidad, fiscalidad y laboral | 12 comentarios

Calcula todos los costes de personal con la “nómina en la sombra”


Si en una empresa el control de costes da dolor de cabeza, cuando hablamos de los costes de personal, necesitamos aspirinas sin parar. El capítulo de los gastos de personal es uno de los bloques más complejos de calcular y controlar dentro de la empresa y por ello, debemos cuantificar correctamente todas las partidas relacionadas con los empleados a la hora de diseñar nuestros presupuestos, calcular nuestro beneficio o plantearnos si necesitamos incorporar a alguien más o no.

Para ayudar en la tarea del control de los costes de personal, voy a tomar una idea que circula por la red (no conozco su origen) que consiste en definir la nómina en la sombra. Esta nómina va a ser el documento adicional que acompaña a una nómina de manera que reflejará íntegramente el coste mensual de tener un trabajador en plantilla.

Gastos que supone contratar a un trabajador

Todos trabajamos por dinero y los primeros, nuestros trabajadores. Esta obviedad se refleja en el salario mensual que pagamos a cada uno de nuestros empleados. Este gasto que si es conocido por todos, se divide en dos:

  • Salario bruto; integrado por la retribución bruta mensual o “Total devengado” como aparece en las propias nóminas
  • Salario neto; cantidad efectiva que se abona a los trabajadores, después de descontar su parte proporcional de IRPF y seguridad social.

El siguiente gran gasto asociado que debemos hacer frente es la Seguridad Social a cargo de la empresa. Este gasto tiene un porcentaje que oscila entre el 31% al 35% del salario bruto mensual (incluidas las pagas extras) todos los meses. Como vemos, si un trabajador tiene un salario bruto de 1.200 euros, la seguridad social que tenemos que pagar por este trabajador oscila entre 370 a 420 euros adicionales todos los meses.

Hasta aquí el bloque principal de gastos conocidos por todos, pero debemos tener en cuenta que existen los siguientes gastos obligatorios en la mayoría de los casos a afrontar por cada trabajador contratado. Dentro de estos gastos destacan:

Repercusión de las vacaciones. A efectos de coste, un trabajador tiene unas vacaciones anuales pagadas, por lo que en el supuesto de necesitar sustitución del trabajador durante las vacaciones, debemos sumar al coste anual del trabajador un mes más para cubrir las vacaciones inciales. Este capítulo se resuleve adicionando un 8,4% más al coste final que vamos a calcular.

Seguro obligatorio de convenio colectivo. Prima anual de seguro que se sufraga para cubrir el supuesto de accidente laboral, incapacidad permanente o muerte. Este importe varía en función de la actividad pero oscila entre 50 euros y 200 euros para actividades muy peligrosas.

Reconocimientos médicos y sistemas de protección individual. La empresa está obligada a supervisar la salud del trabajador, a realizar un reconocimiento médico anual y a dotarlo de todos los elementos de protección individual que puedan crear algún riesgo contra la salud del trabajador. Al igual que el capítulo del seguro de accidentes, este coste depende del puesto de trabajo, pero no existe puesto que se cubra por menos de 80 euros anuales.

Provisión para despido / bajas por enfermedad. La empresa debe considerar un coste mensual para un hipotético despido improcedente del trabajador, suponiendo un contrato indefinido. Esta cantidad equivale a 3,75 días de salario por mes actualmente y además, debe tener en cuenta el riesgo de baja por enfermedad. Los supuestos de las bajas por enfermedad, generan unos costes en la empresa que tienen que ser asumidos. Para empresas con poca trayectoria que no dispongan de datos históricos de siniestralidad, se da por bueno un día al mes de salario.

Gastos de inmovilizado. Este supuesto sólo es aplicable a las empresas que tengan que proporcionar un material adicional a cada uno de los trabajadores. Imaginemos una empresa que contrata un comercial y le tiene que proporcionar un vehículo, un teléfono móvil o un ordenador portátil. Como es obvio, este capítulo de inmovilizado y los gastos que se generan mensualmente por su uso, rara vez se tiene en cuenta y es uno de los bloques que más cargan la cuenta de resultados de la empresa.

Confecciona tu nómina en la sombra

Una vez que hemos delimitado todos los gastos que nos genera un trabajador vamos a proceder a confeccionar nuestra nómina en la sombra. Este documento va a recoger la suma total mensual de todos los gastos descritos anteriormente. Supongamos un trabajador con una retribución bruta mensual de 1.400 euros más dos pagas extraordinarias. Su nómina en la sombra sería la siguiente:

  • Nómina bruta mensual: 1.635 euros (incluyendo las dos pagas extras)
  • Seguridad Social a cargo empresa: 540 euros
  • Gastos materiales (teléfono por ejemplo): 50 euros
  • Seguro de convenio /rec médico: 15 euros
  • Despido / baja enfermedad: 272 euros
  • Repercusión vacaciones: 190 euros
  • Total coste mensual: 2.702 euros

Si nos fijamos, el coste total mensual de nuestra nómina en la sombra está muy cerca de duplicar el salario bruto mensual del trabajador. ¿Esto qué significa? Que los gastos reales de personal en las empresas son sumamente elevados y que contratar frente el outsourcing es una decisión que hay que fundamentar económicamente.

Por último, es importante de que los propios trabajadores sean conscientes del coste real que significan para la empresa, como camino para concienciar sobre la importancia que tiene una mejora en productividad dentro de la empresa.

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Imagen | quacktaculous

Remo es licenciado en Química y LADE, relacionado con la dirección financiera y fiscal de empresas. Escribe habitualmente en los blogs Pymes y Autónomos y El Blog Salmón.

Puedes seguirlo en Twitter en @Remo_

12 Comentarios

  1. muy buen post. aclara muchas cosas que no se ven a simple vista. como representante sindical, es muy necesaria esa información a la hora de negociar con la empresa para poder hacer propuestas con posibilidades de éxito.
    gracias!

  2. Un post muy completo ;)

  3. Bien, para empezar dices que el salario mensual se divide en dos: salario neto y salario bruto. Si hacemos la inversa, diríamos que el salario neto + el salario bruto es igual al salario mensual. Primera metedura de pata, pues como verás no es cierto

    Despues mencionas los demás gastos obligatorios, vacaciones, convenio, revisiones médicas, etc. Hablas como si el trabajador fuera un lastre para la empresa. Si es así, no contrates trabajadores y en paz ¿no?

    Suponiendo que lo que buscas es sacar la mayor rentabilidad para la empresa, empieza a pagar a todos los trabajadores con lo que se merecen, es lo más justo. Conseguirás que sean más productivos, leales, honestos, responsables, etc.

    Para llegar a esa rentabilidad ansiada, y partiendo de la base de que tienes a tus obreros contentos y por lo tanto te producirán más y mejor, empieza por hacer una buena gestión: análisis financieros, análisis y estudios de mercado, analisis de los stocks, no llenar el almacén porque sí, negociar contínuamente con los proveedores para obtener el mejor precio, un uso sostenible de los recursos energéticos, un endeudamiento justo, ni mucho ni poco, etc.

    Olvídate de hacer la compra familiar con la tarjeta de la empresa, de llevar a la familia a cenar todos los fines de semana a cargo de la empresa, de comprar los coches familiares a cargo de la empresa y por supuesto de la gasolina, seguros, averías, impuestos, págate los Cohibas de tu bolsillo, etc

    Puede que no le saques, a final de año, para llevar una vida ociosa y caprichosa o codearte con los famosos en los circuitos de fórmula uno o en los campos de golf, pero disfrutarás de una empresa próspera y saneada, serás la envidia de todo el sector industrial del Pais y serás un modelo como buen EMPRESARIO Y EMPRENDEDOR, no seas un “Ferrán” de la vida y hasta podrás conseguir que tus empleados te quieran.

    Sobre todo, si un trabajador te genera gastos “…Una vez que hemos delimitado todos los gastos que nos genera un trabajador…” NO LO CONTRATES, puede arruinar tu empresa. Fabríca tú mismo

  4. Anónimo,

    te aseguro creo que partes de una apreciación bastante distorsionada de lo que es una pyme o un pequeño autónomo. Asociar la palabra empresario a ese perfil que decribes es el primer gran error.

    Y sí, inevitablemente la gestión laboral de una empresa siempre es un gasto (como muchos otros), aunque no sé por qué le ves sólo el lado peyorativo a la palabra.

  5. Anónimo, tal y como te comentan más arriba, el gasto es gasto y punto y no tiene nada que ver con la cantidad que se pague de salario, por lo que asociar gasto con pagar poco lo estás haciendo tú.

    Y la buena gestión empresarial incluye todos los ámbitos de la empresa, los que citas por su puesto y la gestión de RRHH por supuesto.

    El final del comentario será lo que tú haces, no desde luego en mi empresa. Por cierto, hay comentaríos que ni siquiera el anómino los termina de camuflar….

  6. Un gasto es un gasto, y un gasto se debe procurar disminuir para mejorar la buena gestion de la empresa. Cierto es que el empresario paga y por consiguiente gasta, pero aglutinar los sueldos entre el resto de gastos de producción incita, a la larga, a tener un concepto equivocado de los mismos. No en vano, casi siempre que un empresario quiere reducir costes, lo primero que mira son los “gstos salariales” o en cómo contratar al próximo con un menor sueldo. Es ahí donde yo quiero hacer hacer incapie y hacer ver que los salarios forman parte de los costes de producción pero nunca como “gastos”. Al final, repito, es dinero que paga la empresa y que restas de los ingresos, pero hay que profundizar un poco más para que los salarios no se deterioren al ritmo que lo están haciendo hoy en día.

  7. Mare, me dices que “…apreciación bastante distorsionada de lo que es una pyme o un pequeño autónom…”. Para mi, una Pyme o un autónomo no son lo mismo. Una Pyme es una “Pequeña Y Mediana Empresa” y un autónomo es un trabajador por cuenta propia que corre con sus propios costes salariales.

    Una Pyme puede tener un equipo administrativo y/o de analisis financiero, contable, etc. Es como una empresa pero a lo “pequeño”. En cambio, un autónomo es un indivíduo singular (que en ocasiones tiene trabajadores que trabajan para él) que no tiene ha nadie que le gestione, contabilice, ni mucho menos, analice el estado financiero de su actividad profesional. Como mucho, es una gestoría la que le tramita toda la documentación.

  8. Disculpas, se me ha colado una “h” donde no debía. “ha nadie “.

  9. Sr. Remo, te aseguro que hay empresarios que hacen muchas de las barbaridades que arriba he comentado. Desgraciadamente, en una de las que estuve, el empresario hacía todas las que he mencionado y alguna más que consiguió ocultar, sin mencionar el maldito dinero negro.

    Yo no he hecho nunca nada por el estilo, obvio, ya que no soy empresario… y si lo fuera, no las haría, sobre todo por principios, ya que sino sería un perfecto hipócrita, ¿no crees?

  10. Bien Anónimo, en eso estamos de acuerdo entonces, porque no son lo mismo pyme y autónomo, ni nadie lo ha definido así.

    Pero sigo sin enteder que a todos los empresarios los metas en el mismo saco que a los “Ferrán” del mundo.

    Con respecto a esto: “Un gasto es un gasto, y un gasto se debe procurar disminuir para mejorar la buena gestion de la empresa”.

    Ten en cuenta que respetando la normativa laboral, convenios, categorías, contratos, etc, no es tan sencillo, excepto que te conviertas en ese tipo de empresario que tanto criticas.
    Y un verdadero empresario no empieza por ahí, salvo que sea un explotador.

    Pero indudablemente una buena gestión de otro tipo de gastos, es factible.

  11. Anónimo, no es necesario que me trates de Sr.

    Desde luego, en las empresas hay de todo, buenas y malas y con mejores y peores resultados

  12. este es el tipo de explicación desmenuzada que conviene; porque así los trabajadores acceden a un mayor conocimiento, se confunden menos y quedan mejor informados

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